Come fare una To Do List

Come fare una to do list che sia davvero utile

Scritto da Giada Centofanti il 19 febbraio 2018

To do list: croce e delizia di molti o forse di tutti. Perché anche chi non organizza il lavoro con le liste delle cose da fare, sogna in segreto di potersi destreggiare meglio nel caos dei suoi impegni.
Perché le cose da fare sono sempre lì che ci aspettano. Sempre troppe. Sempre urgenti. Sempre destabilizzanti.
Non è facile far diventare le liste di cose da fare, uno strumento efficace per avere più tempo per noi.

Per prendere una nuova abitudine e farla propria occorre un po’ di tempo, una buona dose di volontà e moltissima capacità di dominio di sé.
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Per questo, le buone intenzioni con le quali si inizia ad usare strumenti per gestire le liste di cose da fare, lasciano dopo breve tempo spazio a delusione e frustrazione.
Per questo ho chiesto aiuto a Giada Centofanti, che è una sorta di “cintura nera” di to do list.
Come fare a gestire le To Do List
Ne è saltata fuori una puntata che ha rincuorato per primo me, offrendomi lo spunto per impegnarmi di più nella gestione delle mie attività e del mio tempo.
Ecco la trascrizione della chiacchierata fatta con Giada.

[Giorgio] Ma è anche per quelle persone che invece le liste non le fanno proprio, cercano di tenere tutto a mente e poi qualcosa lo dimenticano sempre, come me.

[Giada] Bene, oggi cerchiamo di dare una mano a tutti voi — e anche noi — ripartendo da una cosa semplice semplice: come si fa una lista delle cose da fare.

[Giorgio] Ma non sarà un po’ banale? Un po’ troppo “basic”?

[Giada] Eh, no. Perché in genere pensiamo che sia sufficiente scrivere un elenco e poi barrare le voci che abbiamo completato, un po’ come si fa con la lista della spesa. Ma con le attività e i compiti non è così semplice, perché intervengono anche fattori psicologici.

[Giorgio] Cioè, tu mi vuoi dire che c’è tutta una scienza dietro alle liste dei to-do?

[Giada] C’è tanta ricerca, ci sono tante teorie. Che per esempio dicono che il nostro cervello non è un disco rigido, che può concentrarsi massimo su 4 cose alla volta e che si stanca a ogni decisione che prendiamo.

[Giorgio] E questo con le liste delle cose da fare c’entra perché…?

Come gestire le TO DO LIST[Giada] Perché quando le facciamo per bene ci indicano la strada da percorrere, quindi ci tolgono un peso, ci fanno concentrare su una cosa alla volta e ci risparmiano di prendere decisioni volta per volta. In pratica ci aiutano a sentirci meglio e meno stressati.

[Giorgio] Sta cominciando a diventare interessante, hai visto mai che riuscissi a mettere a frutto l’acquisto di Todoist.

[Giada] Una volta che sai fare una buona lista, puoi usare qualsiasi strumento. Carta e penna, lavagna e gessetti, smartphone, orologio ancora più smart…

[Giorgio] Ok, allora veniamo al dunque: come si fa questa benedetta lista?

[Giada] Per cominciare ricordatevi di segnarvi tutto quello che vi viene in mente e che dovrete fare. Dal cambio delle gomme alla fattura al cliente. Usate un quadernetto da portare sempre con voi oppure lo smartphone. L’importante è che abbiate un luogo specifico in cui raccogliere tutti i vostri compiti.

[Giorgio] Ma così non finiamo per avere una lista infinita e disordinata?

[Giada] Non proprio. Perché questa non è la lista su cui lavorare, questa è una lista in cui accumulare elementi che poi dovrete filtrare. È un po’ come quella pila di documenti che vi mettono sulla scrivania e voi dovete passare in rassegna per decidere cosa farne. Avere una lista del genere, anche se confusa, vi aiuta perché libera il cervello dal peso di dover ricordare tutto.

[Giorgio] Ok, diciamo che abbiamo questo primo elenco. A questo punto che facciamo?

[Giada] A fine giornata lo rileggete e cominciate a comporre la lista del giorno successivo. I task che inserite devono essere pochi, ben definiti e devono avere un ordine di priorità.

[Giorgio] Che intendi per ben definiti?

[Giada] Se dovete rinnovare la patente, non scrivete solo “patente”. Scrivere “rinnovare patente”. Perché i verbi suggeriscono un’azione. E in questo caso specifico potete anche aggiungere una serie di sub-task: prenotare visita medica; fare versamento per visita; fare fototessera; preparare moduli e documenti. Dai sub-task vi rendete conto che il rinnovo della patente prevede un certo tempo e non lo potete programmare stasera per domani, ma vi serviranno alcuni giorni.

[Giorgio] Per le priorità invece come facciamo?

[Giada] Qui il discorso è un po’ più lungo perché ci sono diversi metodi. Cerco di farla breve e semplice: mettete al primo posto i compiti importanti, quelli che vi avvicinano agli obiettivi che volete raggiungere. E ricordatevi che urgenze e imprevisti sono sempre all’agguato.

[Giorgio] Per questo dicevi che la lista deve essere corta?

[Giada] Anche. Una lista con pochi elementi vi aiuta a rimanere concentrati e ad avere un senso di gratificazione quando l’avrete completata. Se mettete in lista 156 elementi e ne fate solo 5, vi deprimete. Poco ma sicuro. Invece avete bisogno di sentirvi bene per continuare a essere motivati.

[Giorgio] Sì, ma le urgenze come le gestiamo?

[Giada] Prima di tutto vi conviene stimare quanto tempo vi serve per completare i vostri task importanti. Metteteli in calendario e bloccate delle fasce di tempo da dedicare a quei task. Fate una stima per eccesso. In più, prevedete dei “cuscinetti” di tempo.

[Giorgio] Cuscinetti?

[Giada] Sì, vi ricordate gli stati cuscinetto di cui ci parlavano a scuola? Quelli che dovrebbero servire a evitare ostilità fra altri stati vicini? Immaginate dei blocchetti di tempo con una funzione simile, che in caso di imprevisti o urgenze non vi facciano saltare impegni o attività.

[Giorgio] Spiegati un po’ meglio che io sto ancora pensando alla cartina politica…

[Giada] Ok, allora: non pianificate ogni singolo minuto della vostra giornata e fra ogni blocco di tempo dedicato a un’attività inserite dei blocchi vuoti. Così se dovete andare all’improvviso a ricomprare il toner, l’attività successiva non ne risentirà.

[Giorgio] E le riunioni, le telefonate, gli incontri, li dobbiamo mettere nella lista delle cose da fare?

[Giada] No, le attività che sono legate a momenti precisi nel tempo vanno inserite nel calendario come eventi. Non solo quelle di lavoro ma anche il dentista, la revisione e le compere di Natale. Quando componete la lista delle cose da fare, dovete sempre guardare il calendario così saprete quanto tempo avete a disposizione il giorno dopo per completare le vostre attività.

Gestire le cose da fare non è semplice[Giorgio] E se qualche appuntamento in calendario prevede, che so, la preparazione di alcuni materiali, allora quello è un task che va nella lista.

[Giada] Oh, vedi che cominci a imparare?! Ora che la lista è pronta potete cominciare a lavorare. Ricordatevi di partire dal compito più importante — che avrete messo in cima alla lista — e di focalizzarvi su un task alla volta. Finito il primo passate al secondo e così via.

[Giorgio] E se non riusciamo a finire tutto?

[Giada] Non è un problema. Succede a tutti quanti, soprattutto all’inizio della sperimentazione con le liste. A fine giornata date un’occhiata a quello che avete fatto e a quello che è rimasto da fare. Spostate i task incompleti al giorno successivo, o a qualche giorno dopo, se vedete che in calendario avete altro da fare. E soprattutto usate questo momento di revisione per capire in che modo lavorate. Siete più efficaci di mattina? Siete bravi a concentrarvi? Avete finito prima? La lista era poco chiara?

[Giorgio] Tutto questo ci servirà a gestire meglio il lavoro e la lista le prossime volte.

[Giada] Esatto. Abbiamo visto i punti essenziali di una lista fatta bene. Ora però vi vorrei dare qualche altro consiglio che vi piò aiutare a essere più efficienti.

[Giorgio] Vai, spara il primo!

[Giada] Oltre all’importanza dei compiti, considerate anche quanta energia vi richiederanno e programmateli nell’arco della giornata tenendone conto. Per esempio, io riesco a fare il cosiddetto deep work — cioè un lavoro intenso che richiede molta concentrazione — solo di mattina. Dopodiché, dalle 14-15 in avanti, mi si scaricano le pile e riesco a fare solo cose che richiedono poca energia. Quindi di solito di mattina scrivo oppure faccio ricerca e di pomeriggio mi dedico a lavori più meccanici, per così dire: l’impaginazione di un ebook, la programmazione di post social, le email, e così via.

[Giorgio] Ah, interessante. Anche io carburo meglio la mattina. Diciamo però che ho scoperto che per alcuni task ci sono luoghi che mi aiutano molto ad essere produttivo. Ad esempio quando devo scrivere qualche cosa di lungo e articolato vado in un bar.

[Giada] L’altro consiglio che voglio darvi è non spendere troppo tempo a giocherellare con le vostre liste. Devono essere uno strumento utile, non vi devono incoraggiare a procrastinare. Perciò pianificate il giusto e poi passate all’azione… e questo era un consiglio per me, che passerei tutto il giorno a fare elenchi!

[Giorgio] A me ogni tanto le liste dei to-do fanno venire l’angoscia. C’è un modo per evitarlo?

[Giada] Mettendo in pratica quello che abbiamo detto fino a ora. E in più, altro consiglio, evitando di mettere in lista cose che non sono fattibili nell’immediato. Per dire, “fare il giro del mondo” non lo è, a meno che tu non sia un Phileas Fogg, single e ricco sfondato. “Fare il giro del mondo” può andare in una lista a parte che David Allen chiamerebbe Someday Maybe: cose che vuoi tenere a mente ma non sai se e quando vorrai o potrai fare.

[Giorgio] Oppure potrebbe essere un obiettivo a lungo termine che però, per diventare fattibile, deve essere scomposto in una serie di task. Ho un amico che si è creato un libro di 100 cose da fare nella vita. 100 obiettivi di quel tipo, ma sono a parte, è una to do list ma è una lista di obiettivi di vita da raggiungere nel tempo. Io se dovessi metterci che mi piacerebbe andare in Antardide e mi uscisse fuori ogni tre per due fra le cose da fare mi deprimerei.

[Giada] Proprio così. Quindi, per non sentirci sopraffatti quando guardiamo la nostra lista, inseriamo solo pochi elementi, definiti e fattibili nell’immediato.

[Giorgio] Ma questa lista dove la scriviamo?

[Giada] Dovunque vogliate. Deve essere uno strumento facile da usare, che potete portare sempre con voi e che avete piacere di utilizzare. Altrimenti rimarrà dimenticato in un angolo.

[Giorgio] Tu cosa usi?

[Giada] Io preferisco le app, anche se non ho ancora trovato quella del cuore, diciamo così. Ma va bene anche un quaderno, se vi ci trovate bene. Di app ce ne sono davvero tante, ma oggi preferisco non parlarvene perché piuttosto mi interessa passarvi un metodo. Poi però se volete dei consigli ce lo scrivete nei commenti o nel nostro gruppo Facebook e vediamo di accontentarvi.

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Note della puntata

L’applicazione che abbiamo citato e che usa Giorgio per gestire le liste si chiama Todoist.
Il libro di David Allen citato da Giada esiste in versione italiana. Il titolo è : “Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose: Il metodo GTD – Getting Things Done®“. Se vi ricordate ne avevamo parlato con Chiara Battaglioni nella puntata dal titolo “Professional Organizer: un aiuto per gestire il tempo e organizzarsi meglio“.

Commenti

2 commenti a “Come fare una to do list che sia davvero utile”

  1. mario bolognesi ha detto:

    grande argomento!
    non banale né semplice, trasversale per professioni e livelli di organigramma.
    necessario per garantire un buon ciclo passivo, attivo e corrispondere alle attese di tutti gli stakeholders:
    spesso un granello di sabbia, ferma un grosso ingranaggio… e quanto è difficile da individuare…
    prossima puntata di approfondimento…. per domani? 😉
    grazie di cuore
    per la compagnia ed il supporto
    umani e professionali.
    grazie.

    mario

    1. Giada Centofanti ha detto:

      Grazie a te, Mario.
      La puntata di approfondimento arriverà presto, promesso! 🙂

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