Chiara Battaglioni - Professional Organizer

Professional Organizer: un aiuto per gestire il tempo e organizzarsi meglio

Scritto da Giorgio Minguzzi il 20 novembre 2017

Non ho tempo.
Non ci sto dietro.
Mi piacerebbe ma ho troppe cose da fare.

Quante volte ho sentito questo tipo di scuse. Riguardano un po’ tutti, nessuno escluso.
Magari controlliamo le spunte blu di Whatsapp ogni 10 minuti ma non abbiamo tempo di leggere un capitolo di un libro che ci piace.
Siamo poco organizzati e tutte le nostre attività tendono ad spandersi fino ad occupare lo spazio di ogni cosa, anche di quelle più importanti: come il riposo, la famiglia, le passioni.
Ascolta “Gestire il tempo e organizzarsi meglio: ci aiuta il Professional Organizer” su Spreaker.

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Fino a che non arranchiamo così tanto che combiniamo qualche disastro.
Allora, dopo che ci siamo fatti male, capiamo che le cose devono cambiare.
Ma non è sempre facile da soli uscire da questo gorgo.

Ad aiutarci c’è una nuova figura professionale, quella del Professional Organizer.
Ho chiamato Chiara Battaglioni, un’amica che da alcuni anni fa proprio questo mestiere per aiutarci a riprendere in mano la situazione e a trovare spazio per quello che ci piace dentro le nostre agende fitte di impegni.

Cos’è il Professional Organizer e come lo si diventa in Italia?

Il professional organizer è un professionista dell’organizzazione. È un consulente che affianca i propri clienti per migliorare e aumentare le competenze organizzative, sia per ciò che riguarda gli spazi sia per ciò che riguarda il tempo e l’ottimizzazione delle energie fisiche e mentali.
Professional Organizer
Ci sono diversi ambiti in cui un professional organizer può intervenire: forse il più conosciuto è quello domestico, in cui il professional organizer aiuta i clienti ad organizzare gli spazi fisici della casa (armadi, dispensa e cucina, camerette di bambini e ragazzi, cantine e garage). In questo caso l’effetto “prima e dopo” è davvero sorprendente. Un secondo ambito di intervento è quello dello stile di vita, in cui il professional organizer supporta i propri clienti nella gestione del tempo, ad organizzare gli impegni e le attività della famiglia e a intraprendere un percorso verso uno stile di vita, appunto, più “leggero” e meno stressante.

Getting Things DoneInfine, il terzo macro ambito di intervento è quello che riguarda il mondo del lavoro e l’azienda: in questo caso il professional organizer si occupa di produttività, gestione del tempo, gestione degli strumenti di lavoro (come per esempio le email) e di favorire il giusto ambiente per il lavoro condiviso, parlando anche di strumenti di collaborazione fondamentali come le riunioni.

Il professional organizing nasce negli anni Ottanta negli Stati Uniti, dove nel 1983 è stata fondata la NAPO (National Association Professional Organizer) che ad oggi conta oltre 4000 iscritti.

L’Associazione italiana APOI (Associazione Professional Organizers Italia) nasce nell’ottobre del 2013 e rientra nelle associazioni che rispondono alle “Disposizioni in materia di professioni non organizzate” ai sensi della legge 14 gennaio 2013 n.3  che disciplina le professioni organizzate non in ordini o collegi.
Per Instagram io uso PostPickrAPOI è pertanto un’associazione professionale, riconosciuta dal Ministero dello Sviluppo Economico, che garantisce la qualità del lavoro dei propri associati, che sottoscrivono il Codice Etico dell’associazione applicandolo nel proprio lavoro. Tutti gli associati hanno inoltre obblighi formativi che permettono al singolo P.O. di continuare a formarsi su questa professione in continua evoluzione. Infine APOI ha anche una finalità divulgativa della professione e dell’importanza che l’organizzazione personale riveste nella vita di ognuno di noi. Lo fa attraverso due eventi: la Settimana dell’Organizzazione e un evento nazionale itinerante (il primo anno siamo stati a Bologna, poi a Milano, poi a Roma e quest’anno a Torino) aperto al pubblico in cui i professional organizer italiani propongono al pubblico consigli, metodi e strumenti per imparare ad organizzarsi nei diversi ambiti della propria vita.

Come ho scelto e intrapreso la professione di professional organizer?

Ho studiato cinema e lavorato per alcuni anni nel mondo dell’audiovisivo in qualità di producer: in qualche modo già organizzavo, ma mi limitavo al set e alla produzione video.

Nel mio caso, ho seguito una naturale inclinazione verso l’organizzazione (ognuno ha il proprio talento no?) e ho partecipato nel 2014 al corso per professional organizer tenuto da Organizzare Italia, ad oggi la più affermata azienda specializzata in professional organizing in Italia. Tuttavia continuo a studiare giorno dopo giorno, perchè gli strumenti e i metodi per organizzare al meglio le proprie risorse sono innumerevoli.

Chi compra questi servizi?

To do listLe tipologie di clienti sono numerose: dopotutto, a chi non sarebbe utile un po’ di organizzazione in più nella vita?

Nel mio caso, lavoro principalmente con due tipologie di clienti.

I freelance. Specie umana “incasinata” per definizione. Il freelance che lavora da casa e che gestisce tutti gli aspetti del proprio business, spesso da solo, è per natura oberato di responsabilità, impegni e cose da fare.

Con i freelance lavoro di solito individualmente perché la storia di ognuno di loro è unica e la consulenza personalizzata è lo strumento ideale: lavoriamo per migliorare la produttività personale, per avviare e portare a termine progetti (spesso creativi), per la gestione del budget, per capire quali strumenti di organizzazione funzionano per gestire il lavoro con i collaboratori, e molto altro ancora. Il bello di lavorare con i freelance è che ogni professionista è a sé, con una sua storia, e quindi cercare soluzioni adatte a loro è un lavoro molto creativo che mi entusiasma moltissimo.

La seconda tipologia di cliente con cui lavoro è il manager, solitamente di piccole/medie aziende. Quando dall’ufficio in casa del freelance si passa all’azienda, le strade che possono essere percorse sono solitamente due: se il manager desidera coinvolgere anche i propri collaboratori, si possono realizzare percorsi formativi ad hoc per piccoli gruppi. Dico piccoli perché amo fare interventi pratici, con esercitazioni, giochi ed altre attività esperienziali: i grandi numeri li renderebbero più complicati.

Se invece il manager desidera lavorare sulla sua gestione organizzativa personale, anche in questo caso mi sento di consigliare un percorso di consulenza: a seconda delle esigenze, del tempo e delle energie a disposizione, si pianificano degli incontri individuali in cui si possono affrontare temi diversi.

Quale domanda ti fanno più frequentemente i manager, quali sono le sfide più comuni che devono affrontare?

Organizzare il proprio tempoLa mancanza di tempo per fare tutto è sicuramente un tema molto sentito dai manager con cui collaboro. Ecco perché strategie per ridurre le distrazioni, strumenti per velocizzare le comunicazioni con i propri collaboratori e individuare eventuali perdite e “ladri di tempo” sono tra le richieste più comuni. Anche solo per uscire dall’ufficio ad un orario accettabile e non portarsi il lavoro a casa!

Il tema “spazio” è altrettanto importante. La riorganizzazione degli spazi di lavoro, dalla scrivania agli archivi (sia quelli fisici che quelli digitali) sono attività nelle quali affianco il manager: è importante sottolineare come il P.O. lavori sempre affiancando il cliente. Le soluzioni che propongo vengono sempre discusse insieme e le scelte vengono affrontate dal cliente, con il mio supporto certo, ma comunque in maniera autonoma.

Perché l’organizzazione deve essere un po’ come un vestito: ci deve piacere sì, ma ci deve anche stare bene addosso, dobbiamo sentirci comodi quando lo indossiamo, altrimenti lo lasceremo in fondo all’armadio senza metterlo mai. Capita a tutti no?

Infine, anche la gestione delle attività e del flusso di lavoro è un argomento molto richiesto: capita a tutti, ma ancora di più manager, ai quali è demandata anche la responsabilità di altre persone, di avere la mente sovraffollata di pensieri. Per questo li aiuto a liberarli, fissarli su un supporto esterno che non sia la loro testa e identificare il sistema organizzativo giusto per mantenere il controllo su tutte le attività.

Quale domanda invece ti fanno più frequentemente i freelance? Loro sono sempre affogati, quali difficoltà vivono nell’organizzarsi?

Nel caso dei freelance, trovare l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata è forse la parte più difficile perché tutto si mescola e i contorni tra le diverse attività sono molto sfumati.

Un’altra difficoltà che incontro nei liberi professionisti, in particolare nei primi anni di attività, o nei momenti di passaggio importanti (come per esempio l’arrivo al tanto temuto regime ordinario) è la scarsa consapevolezza del proprio budget, degli aspetti economici.

Non è insolito che il freelance sappia quale sia il fatturato, ma non abbia la minima percezione delle spese che sta sostenendo e delle tasse che dovrà pagare l’anno seguente… Difficoltà che ricade poi anche sui nostri commercialisti, che raccontano di clienti con le mani nei capelli al tanto temuto giugno.

Infine, un’altra problematica molto sentita è quella del “blocco dello scrittore” applicato ai progetti complessi, come per esempio creare il sito della propria attività: anche in questo caso un po’ di organizzazione, aiuta a concretizzare un’idea che ti frulla nella testa e a darle un seguito in azioni concrete.

Chiara Battaglioni: come organizzare meglio il proprio tempo

Ci racconti qualche caso di successo, qualche esempio di persone trasformate dalla consulenza di una professional organizer?

Delle volte basta davvero poco per cambiare la qualità di vita e del lavoro di una persona con piccoli accorgimenti organizzativi: creare un semplice file per registrare le entrate e le uscite, ha permesso ad un cliente, libero professionista nel settore dell’audiovisivo, di capire che il lavoro sta andando molto bene ed è forse finalmente arrivato il momento di valutare l’assunzione di un assistente per alleggerire il carico di lavoro.

Personal organizer Nel caso di uno studio di psicoterapia, ho lavorato prima con la psicologa che gestisce il gruppo, riorganizzando il suo spazio di lavoro e la gestione del flusso di attività: i risultati su di lei sono stati sorprendenti, tanto che il lavoro è aumentato e lei ha deciso di delegare parte delle sue responsabilità con una collega che sta aiutando a formarsi. Ora stiamo lavorando su come gestire efficacemente questa delega e il lavoro che loro due svolgono insieme. I risultati sono molto positivi e si stanno riversando a cascata su tutto lo studio, che ha iniziato ad applicare alcuni accorgimenti e strumenti pensati inizialmente per due sole persone.

Un cliente una volta mi ha scritto che lavorare con un Professional Organizer “è stato come aver trovato la chiave giusta per aprire una porta avendo in mano un enorme mazzo di chiavi inutili”: nel suo caso la consulenza aveva a che fare con la realizzazione di un ambizioso progetto creativo in cui gli elementi, e soprattutto l’entusiasmo della persona, c’erano tutti.

Serviva solo una spinta e gli strumenti per iniziare con il piede giusto.

Adesso che ci hai ingolosito, ci dai due consigli utili, che possiamo mettere subito in pratica per iniziare con il piede giusto?

Organizzare il proprio tempoVolentieri. Vi spiego la “regola dei 2 minuti”. È una regola semplicissima ma molto potente.

La propone David Allen, consulente di produttività per manager e ideatore del metodo GTD (Getting Things Done) nell’omonimo libro.

La regola funziona così: se un’attività richiede meno di due minuti per essere portata a termine, falla subito e chiudi il cerchio. Non ci dovrai più pensare e questo permetterà alla tua mente di viaggiare più leggera.

È una regola che puoi applicare facilmente, per esempio, nell’elaborazione delle email.

Il mio consiglio è quello di fissare alcuni momenti nella giornata in cui elaborare la posta in entrata. Tenere costantemente la casella di posta aperta mentre si lavora ad altro è causa di distrazioni. Quindi il mio consiglio è di aprirla in momenti ben definiti che decidi tu, per es. due volte all’ora, se il tuo lavoro dipende molto dalle conversazioni che viaggiano a mezzo posta elettronica, oppure anche un paio di volte ogni mezza giornata, se non ricevi un grande traffico di email.

Nel momento in cui ti dedichi all’elaborazione delle mail in entrata cerca di concentrarti solo su quell’attività: se fra le mail ricevute, ci sono richieste che puoi evadere velocemente, per l’appunto in meno di 2 minuti, falle subito e archivia la mail.

Molto spesso, proprio perché ci sembrano richieste di minore importanza, tendiamo ad accumularle lì, abbandonate nell’inbox: questo genera un rumore di sottofondo fastidioso, fatto di distrazioni e pensieri che continuano a tornare alla mente mentre stai cercando di concentrarti su altro.

Meno di 2 minuti? Fallo e chiudi il cerchio aperto che genera confusione.

Come possiamo invece organizzare il lavoro quando lo deleghiamo?

DelegareMolto spesso la delega spaventa perché si teme di perdere il controllo su quanto delegato.

Questa paura si può facilmente risolvere creando una “Lista delegati”, ovvero una lista, che può essere cartacea o digitale non importa, dove indichiamo il nome della persona a cui abbiamo delegato e l’attività delegata.

Si tratta di una lista di controllo all’interno della quale si possono inserire tutte le attività delegate e periodicamente (una volta al giorno o anche di più) verificare lo stato di quanto abbiamo delegato e a partire da lì effettuare gli opportuni solleciti se necessario.

È uno strumento molto semplice ma molto efficace e regala un grande senso di tranquillità perché in questo modo riuscirai ad avere sempre tutto sotto controllo.

Quali libri consigli per chi invece vuole farsi un po’ di cultura.

The productivity projectUn libro che io ho apprezzato moltissimo per l’approccio pratico e concreto a un tema che sta caro a tutti noi lavoratori è The productivity project” di Chris Bailey. Purtroppo non è stato tradotto in italiano, ma la lettura in inglese è sciorrevole grazie allo stile leggero dell’autore. Chris ha deciso di concedersi un anno sabbatico, licenziandosi dal lavoro, per indagare come la sua produttività venisse influenzata dalle pratiche più disparate: dalla dieta alla meditazione, dall’esercizio fisico al binge watching su Netflix. Una serie di esperimenti curiosi dai quali l’autore ha imparato importanti lezioni sulla produttività.

Il secondo libro che consiglio è l’unico libro italiano scritto da una professional organizer, collega e amica, Sabrina Toscani: “Facciamo Ordine, nel lavoro, nella casa nella vita edito da Mondadori. In questo libro, godibile e alla portata di tutti, si riflette sul valore dell’organizzazione personale e come è possibile introdurla nel nostro quotidiano attraverso piccoli e semplici accorgimenti. Sabrina li ha formalizzati nel metodo SRC, Semplifica e Riprendi il Controllo.

Infine, non posso non consigliare lui, l’esperto per eccellenza di produttività David Allen, autore del best seller Getting Things Done” tradotto in italiano in “Detto, fatto! (un titolo che secondo me non rende giustizia alla bontà del metodo).

Il metodo GTD è uno strumento potentissimo ma spesso ricevo riscontri negativi sul libro: è in effetti un metodo molto complesso e riconosco che se affrontato tutto in una volta, non è facilmente applicabile. Ecco perché con te Giorgio abbiamo pensato di proporre una novità a tutti gli ascoltatori di Merita…

Easy GTD

Easy GTDDal mio punto di vista professionale, il metodo di David Allen è davvero ben progettato. Tuttavia, per lettori poco “navigati” in tecniche di produttività e organizzazione personale può risultare un po’ troppo complesso. Ho lavorato con molti clienti che hanno ammesso di averlo letto, incoraggiati dalle ottime critiche, ma che si sono scoraggiati perché hanno incontrato più di una difficoltà nell’applicarlo concretamente nel loro lavoro.

Ecco perché quando lo propongo ai miei clienti, sia freelance che manager, lo faccio in una versione, diciamo così, “semplificata” e alla portata di tutti: partiamo infatti dai principi base, che se introdotti uno alla volta, possono risultare già molto efficaci. Poi poco alla volta aggiungiamo altri pezzi del puzzle fino a che il cliente non riesce a farli suoi: e già vi assicuro che il modo di lavorare e il senso di controllo che ne derivano cambiano enormemente.

Volendo si potrà andare nel dettaglio del metodo in seguito, magari rileggendo anche il libro, e scoprire che tutto torna, che si uniscono i puntini. Ma questo non è necessario.

Imparati i 5 passi principali, si può già applicare il metodo GTD in tutta serenità e con un grande aumento dell’efficacia personale.

Agli ascoltatori di Merita, ho pensato di proporre proprio questo percorso che consiste in una serie di 3 Skype call e nell’invio via mail di alcuni materiali di preparazione al lavoro da svolgere insieme.

Easy GTD

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La prima Skype call dura circa 2 ore e sarà il cuore dell’intervento. Seguirà a distanza di una settimana, una seconda Skype call della durata di un’ora per la revisione del lavoro svolto in mia assenza. E infine, a distanza di un mese circa dall’intervento vero e proprio, una terza ed ultima Skype call di follow up di 30 minuti per vedere come sta andando.

E naturalmente il mio supporto costante, durante l’intera fase di implementazione del metodo!

Ma quanto costa un percorso come questo?

Il percorso completo comprensivo delle 3 Skype call, l’invio del materiale didattico e il supporto a distanza costa 420€ ma, solo per la prossima settimana, per tutti gli ascoltatori di Merita, ho riservato uno sconto speciale. Il costo del pacchetto sarà infatti scontato a 350€.

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Note della puntata

Se vuoi seguire Chiara Battaglioni, il posto migliore da cui partire è il suo sito web: ChiaraBattaglioni.it.
I libri suggeriti da Chiara sono:

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