Organizzare il Tempo

Gestione del Tempo: Trucchi e Strumenti per Organizzare le Nostre Giornate

Scritto da Giorgio Minguzzi il 16 Marzo 2020

La gestione del tempo è una brutta bestia.
Tutti lottiamo per organizzare il nostro tempo al meglio. A volte vinciamo, spesso perdiamo.
La gestione del tempo è sicuramente un aspetto che molti Italiani sentono come prioritario per migliorare la loro vita, essere più efficienti, sereni e felici.

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Per questo ho contattato Sabrina Toscani, Professional Organizer, e fondatrice di Organizzare Italia, la  prima realtà italiana che si occupa di organizzazione della Persona.
Sabrina che insegna abilità organizzative, aiuta le persone a organizzarsi meglio, per lavorare con meno fatica e per vivere più sereni e soddisfatti. Ho pensato fosse la persona giusta per darci una mano e aiutarci a gestire meglio il nostro tempo, insegnandoci qualche trucchetto da mettere in pratica subito.

Gestione del Tempo

Qualche tempo fa ho condotto una survey fra gli ascoltatori di Merita. Una delle cose che sono emerse è che gli ascoltatori del podcast hanno un grosso problema con il tempo. Diciamo che il tempo è una costante fra le cose che non funzionano nella loro vita, privata e lavorativa: ne hanno poco, lo spendono in maniera inconcludente, non gli basta per finire i task e per pianificare le attività.

Mi ha colpito che il tempo fosse un così grande problema per la maggior parte degli ascoltatori. Perché non sappiamo gestire il tempo?

Abbiamo intitolato questo spazio “Il tempo stringe o sei tu che non allenti la presa?” per provare a agevolare un salto di paradigma, forse il problema che abbiamo nel gestire il tempo parte dal fatto che vogliamo gestire il tempo. il tempo di per sé non corre più o meno veloce, non cambia mai, trascorre sempre con la stessa cadenza. Non dobbiamo pensare più in termini di gestire ciò che c’è fuori, ovvero concentrarsi sull’orologio su cui non possiamo fare niente se non prendere atto che segna il tempo che scorre inesorabile. Dobbiamo invece agire su degli elementi su cui possiamo avere un’influenza diretta e vera, su cui siamo direttamente (e troppo spesso inconsapevolmente) responsabili. Queste sono le nostre risorse personali:  l’attenzione, la concentrazione, la capacità decisionale, la lucidità mentale. Tutte (e molte altre) sono dotazione e gestione del nostro cervello, è questo che dobbiamo imparare a conoscere meglio e aiutare a lavorare nella maniera che gli piace di più e nella quale è funzionale. La complessa realtà attuale e digitale non è pensata per aiutare il cervello, anzi sembra che remi contro, lo dicono i neuroscienziati.

Come posso contrastare questo disagio con la natura stessa del tempo? Posso imparare nuove abitudini, ci sono degli strumenti che mi possono aiutare?

La neuroscienza è una scienza giovane e sta muovendo i primi passi ,ma ci da già delle indicazioni molto interessanti, sul funzionamento del cervello. Se possiamo comprendere come il cervello lavora allora forse possiamo agevolarlo.  Le stesse abitudini organizzative che menzioni sono una modalità del cervello adottata per risparmiare energie e trovare le scorciatoie che ci hanno aiutato per l’evoluzione e la sopravvivenza. Non sempre però, lo sappiamo, le abitudini sono funzionali, a volte possono essere persino dannose. Certamente nell’adottare sistemi e strategie organizzative utili al cervello si dovranno instaurare nuove abitudini virtuose al posto di vecchie abitudini svantaggiose. La cattiva notizia è che difficile cambiare un’abitudine, la buona notizia è che per gestire le proprie risorse personali mentali al meglio si possono utilizzare strategie e metodi organizzativi semplici e pratici che permettono di riscontrare un immediato vantaggio e quindi il rafforzare la motivazione ad adottare l’abitudine più funzionale. (qualche esempio pratico)
Facciamo ordine
Ascolto molti podcast e spesso sento persone rivelare le loro routine. Un po’ come se facendo quei passi lì le cose si risolvessero magicamente. Ho volte ho provato anche ad ascoltare e a sperimentare, ma devo essere sincero, ho come l’impressione che siano tutte bugie. Alla fine mi sa che nemmeno questi guru mettono davvero in pratica ste cose…tu cosa dici? Sono le routine che ci permettono di gestire meglio il tempo?

Personalmente parlare di routine non mi piace, non penso di essere una persona abitudinaria. Quindi credo che parlare di routine possa spaventare molti (anche se tutti certamente ne abbiamo).  Mi piace più parlare di stratagemmi e trucchi per facilitare il lavoro del cervello, poi se questi trucchi ci funzionano allora è sicuro che verranno adottati in maniera naturale. Se invece la sensazione è di sforzarsi troppo, di fare qualcosa contro voglia o  lontano dal proprio modo di agire, di certo per quanto possa sembrare interessante quella strategia non diventerà mai un abitudine perché dopo pochi giorni l’avremmo abbandonata (suona famigliare?). Per questa ragione credo anch’io che non ci sia un metodo che valga per tutti, non c’è niente di più personale dell’organizzazione. Per questo motivo la ricerca delle soluzioni organizzative per la gestione del tempo sono uno sforzo personale e una sfida non da poco,  tuttavia per fortuna ci sono criteri e strategie ‘universali’ che partono appunto dal funzionamento del nostro cervello che per tutti funziona in maniera molto simile. (qualche esempio pratico)

Un problema che ho io è quello dell’attenzione. Nel senso mi accorgo che ci sono momenti in cui riesco a produrre tantissimo e momenti in cui mi perdo. Ad esempio sono riuscito a fare un sito web di affiliate marketing, tutto in 48 ore lavorative. In pratica mi sono chiuso in casa venerdì sabato e domenica e non so come il lavoro è andato avanti speditissimo. Ma ritrovare quel “flow” non è facile. Secondo te, come posso recuperare l’attenzione?

Molto interessante questa domanda, il cervello è una macchina stupenda e complessa e le risorse di cui parlavamo sono risorse esauribili, destinate a diminuire man mano che si utilizzano e molto preziose. L’attenzione è appunto una di queste risorse e va rispettata. In questo l’organizzazione può aiutare moltissimo.  Trovarsi nel flow significa non percepire il tempo ed essere pienamente soddisfatti di quello che si sta facendo, questo la dice lunga sull’importanza della gestione dell’attenzione. Preferisco non parlare di gestione del tempo ma di gestione delle nostre risorse tra queste appunto la gestione l’attenzione. (qualche esempio pratico x aiutare l’attenzione)

Molte volte non riesco a stare fisso su un’attività, nella mente mi vengono a trovare tutte le altre cose da fare. Così 5 minuti qui, 5 minuti lì, alla fine persone un sacco di tempo. Come posso migliorare la gestione delle attività?

Alcuni esempi di come funziona il cervello e come rispondere nella pratica: multitasking verso monotasking, effetto zeigarnik,  metodo mangia la rana

Una cosa che ho trovato sempre difficile è la scelta delle priorità. Qual è il criterio corretto per mettere in fila tutte le cose da fare?

Credo che una delle cose più importanti sia essere consapevoli che le priorità cambiano, cambiano spesso e in continuazione. Quindi dobbiamo metterci nelle condizioni di scegliere in ogni momento la giusta priorità che potrebbe non essere la stessa di poche ore prima.  quindi il mio consiglio è di non cercare di programmare tutto, perché è facile che il programma salti ma invece di impostare un sistema che ti permetta in ogni momento una visione generale delle cose su cui potresti impegnarti per poter decidere effettivamente su cosa impegnarti. questo sistema è composto a 2 strumenti semplici che però devono essere di piena fiducia per il cervello e quindi costantemente aggiornati e tenuti sotto d’occhio questi sono il calendario e la todolist (spiegare come usarli).

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Note della puntata

Sabrina Toscani è fondatrice di Organizzare Italia, prima realtà italiana che si occupa di organizzazione della Persona.
È fondatrice e Presidente dell’associazione professionale APOI (Associazione Professional Organizers Italia). Inoltre, è autrice del libro “Facciamo ordine”, ed. Mondadori, e scrive per diversi blog, magazine e testate digital.

Commenti

1 commento a “Gestione del Tempo: Trucchi e Strumenti per Organizzare le Nostre Giornate”

  1. Alberto ha detto:

    Non sono mai troppi i consigli per organizzare il proprio tempo.
    Proverò a sperimentare la lista “senza priorità” . Grazie

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