Oggi vi parlo di Notion, uno strumento web based - e volendo anche desktop - che facilita la comunicazione e la collaborazione all'interno di un team. Il team che ha creato Notion lo ha immaginato come uno spazio di lavoro unificato in cui contenere tutto ciò che normalmente abbiamo in diverse app.

Spiega meglio perché non è che sia molto chiaro...

Ok, fai un attimo mente locale sul tuo lavoro quotidiano. Vado a naso, ma direi che sicuramente usi Google Docs come editor di documenti, Dropbox come archivio sul cloud, magari Trello o Asana per tenere d'occhio il progresso del team su un determinato progetto. Giusto?

Beh, ci sei andata abbastanza vicina...

Bene. Ora immagina di poter eliminare l'effetto ping pong - ovvero rimbalzare da una app all'altra -e avere più o meno tutte le funzioni delle app che ho menzionato prima in un solo strumento. Ecco, questo è lo spirito con cui è stato creato Notion. All'interno della app sostanzialmente puoi creare dei documenti che si chiamano Pagine, che volendo puoi formattare agilmente con il Markdown e che possono prendere tutte le forme che vuoi perché all'interno dei documenti puoi inserire tutta una serie di blocchi, fra cui le liste di cose da fare con le caselle da spuntare, le caselle di codice, immagini e video, embed di PDF, documenti Google, mappe Google, brani da Spotify.

Una cosa che trovo molto comoda è che in qualsiasi punto di un documento si può caricare un file che quindi poi viene visualizzato nel testo con il suo nome e un link per il download. Altra cosa molto utile è che ogni pagina ha un suo URL ed è quindi linkabile da altre pagine. Poi è interessante il fatto che utilizzando un blocco che si chiama Divider, che visivamente è una linea, puoi dividere la pagina non solo in senso orizzontale, ma anche in verticale, il che ti offre una grande libertà nella creazione dei tuoi documenti.

Molto interessante... ma ci sono delle pagine già strutturate oppure devi fartele tu?

Ci sono dei template preimpostati che ti vengono proposti ogni volta che crei una nuova pagina. Quindi in pratica ti viene chiesto se vuoi creare una pagina vuota e gestirla tu come ti pare oppure vuoi scegliere fra i modelli a disposizione. Allora, ce ne sono un paio pensati più che altro per la scrittura, ovvero il modello di base che non è altro che una pagina vuota con una immagine di copertina e una icone da caricare o scegliere da una piccola libreria immagini messa a disposizione da Notion, poi c'è il modello Note e bozze, anche questo una pagina vuota con impostato un font monospace.

Dopodiché ci sono i template più strettamente legati al lavoro, quindi la lista di task, la roadmap, l'agenda settimanale, le linee guida per lo sviluppo del software, ma anche le linee guida per il marketing, dove per esempio puoi inserire tutto ciò che concerne la brand identity, dalla mission allo stile, passando per logo e colori. Poi c'è un modello per creare una reading list per il team perché, in effetti, tra vari i blocchi ce n'è uno che si chiama Web Bookmark che consente di inserire un link in una pagina e visualizzarlo come anteprima dell'articolo, quindi con immagine, titolo e le prime righe del contenuto.

Ah, una bella caratteristica è che possiamo esportare le pagine - singolarmente o tutte - in PDF oppure in Markdown.

E a livello di collaborazione come funziona?

Notion ha un po' tutte le funzioni classiche di collaborazione, quindi tutti i membri del team possono leggere e modificare le pagine, possono essere menzionati e possono aggiungere dei commenti in linea oppure, usando il blocco Discussion, in un altro punto della pagina o anche in una pagina apposita. Le pagine poi possono essere condivise con persone esterni e si possono impostare permessi diversi (sola lettura, sola modifica senza poter ricondividere e accesso pieno).

Le cose che mi convincono di meno sono la cronologia modifiche, perché non è evidente cosa è stato modificato, e i commenti, perché non si può commentare una singola frase o parola, si commenta l'intero blocco di testo in cui è inserita. Stessa cosa vale per i colori: posso modificare il colore dell'intero blocco, ma non di singole parole o frasi. Devo dire che però sono minuzie rispetto al resto.

Ma sì... senti ma dove lo posso usare questo Notion?

Direi praticamente ovunque perché è web based, quindi funziona in tutti i browser non obsoleti e anche in quelli per dispositivi mobili. In più c'è anche la versione desktop per Mac e Windows e stanno lavorando sulla app per iOS.

Beh, devo dire che oggi mi hai proprio incuriosito. Ora però fammi male, dimmi quanto costa.

Non troppo. Intanto devo precisare che ci sono due versioni, una Personal e una Team, ma chi ha un account Personal poi può creare o unirti anche a dei team. Entrambe le versioni hanno un piano gratuito e un piano a pagamento. Il piano gratuito della versione Team di consente di:

• avere membri e ospiti illimitati;
• avere massimo 600 blocchi (quelli di cui vi parlavo prima);
• avere la cronologia delle modifiche non oltre 3 giorni;
• caricare file che pesano al massimo 5MB;
• avere 500 notifiche su Slack (se impostate, le notifiche arrivano ogni volta che qualcuno modifica una pagina).

Invece con l'upgrade al piano Pro, che costa 8$ al mese per ogni membro del team, i blocchi, la cronologia, le dimensioni dei file e le notifiche Slack diventano illimitati, in più si possono impostare diversi livelli di permessi per gli utenti e si ottiene il supporto prioritario.

Il piano Personal gratuito è identico a quello Team, tranne per il numero massimo di blocchi che si ferma a 200, ma può aumentare facendo iscrivere i propri amici. Anche la versione Pro è quasi uguale a quella Team, ma non ha i permessi avanzati.

Oggi vi parlo di Notion, uno strumento web based - e volendo anche desktop - che facilita la comunicazione e la collaborazione all'interno di un team. Il team che ha creato Notion lo ha immaginato come uno spazio di lavoro unificato in cui contenere tutto ciò che normalmente abbiamo in diverse app.

Spiega meglio perché non è che sia molto chiaro...

Ok, fai un attimo mente locale sul tuo lavoro quotidiano. Vado a naso, ma direi che sicuramente usi Google Docs come editor di documenti, Dropbox come archivio sul cloud, magari Trello o Asana per tenere d'occhio il progresso del team su un determinato progetto. Giusto?

## Beh, ci sei andata abbastanza vicina...

Bene. Ora immagina di poter eliminare l'effetto ping pong - ovvero rimbalzare da una app all'altra -e avere più o meno tutte le funzioni delle app che ho menzionato prima in un solo strumento. Ecco, questo è lo spirito con cui è stato creato Notion. All'interno della app sostanzialmente puoi creare dei documenti che si chiamano Pagine, che volendo puoi formattare agilmente con il Markdown e che possono prendere tutte le forme che vuoi perché all'interno dei documenti puoi inserire tutta una serie di blocchi, fra cui le liste di cose da fare con le caselle da spuntare, le caselle di codice, immagini e video, embed di PDF, documenti Google, mappe Google, brani da Spotify.

Una cosa che trovo molto comoda è che in qualsiasi punto di un documento si può caricare un file che quindi poi viene visualizzato nel testo con il suo nome e un link per il download. Altra cosa molto utile è che ogni pagina ha un suo URL ed è quindi linkabile da altre pagine. Poi è interessante il fatto che utilizzando un blocco che si chiama Divider, che visivamente è una linea, puoi dividere la pagina non solo in senso orizzontale, ma anche in verticale, il che ti offre una grande libertà nella creazione dei tuoi documenti.

Molto interessante... ma ci sono delle pagine già strutturate oppure devi fartele tu?

Ci sono dei template preimpostati che ti vengono proposti ogni volta che crei una nuova pagina. Quindi in pratica ti viene chiesto se vuoi creare una pagina vuota e gestirla tu come ti pare oppure vuoi scegliere fra i modelli a disposizione. Allora, ce ne sono un paio pensati più che altro per la scrittura, ovvero il modello di base che non è altro che una pagina vuota con una immagine di copertina e una icone da caricare o scegliere da una piccola libreria immagini messa a disposizione da Notion, poi c'è il modello Note e bozze, anche questo una pagina vuota con impostato un font monospace.

Dopodiché ci sono i template più strettamente legati al lavoro, quindi la lista di task, la roadmap, l'agenda settimanale, le linee guida per lo sviluppo del software, ma anche le linee guida per il marketing, dove per esempio puoi inserire tutto ciò che concerne la brand identity, dalla mission allo stile, passando per logo e colori. Poi c'è un modello per creare una reading list per il team perché, in effetti, tra vari i blocchi ce n'è uno che si chiama Web Bookmark che consente di inserire un link in una pagina e visualizzarlo come anteprima dell'articolo, quindi con immagine, titolo e le prime righe del contenuto.

Ah, una bella caratteristica è che possiamo esportare le pagine - singolarmente o tutte - in PDF oppure in Markdown.
https://youtu.be/K80A3q0Plgc

E a livello di collaborazione come funziona?

Notion ha un po' tutte le funzioni classiche di collaborazione, quindi tutti i membri del team possono leggere e modificare le pagine, possono essere menzionati e possono aggiungere dei commenti in linea oppure, usando il blocco Discussion, in un altro punto della pagina o anche in una pagina apposita. Le pagine poi possono essere condivise con persone esterni e si possono impostare permessi diversi (sola lettura, sola modifica senza poter ricondividere e accesso pieno).

Le cose che mi convincono di meno sono la cronologia modifiche, perché non è evidente cosa è stato modificato, e i commenti, perché non si può commentare una singola frase o parola, si commenta l'intero blocco di testo in cui è inserita. Stessa cosa vale per i colori: posso modificare il colore dell'intero blocco, ma non di singole parole o frasi. Devo dire che però sono minuzie rispetto al resto.

Ma sì... senti ma dove lo posso usare questo Notion?

Direi praticamente ovunque perché è web based, quindi funziona in tutti i browser non obsoleti e anche in quelli per dispositivi mobili. In più c'è anche la versione desktop per Mac e Windows e stanno lavorando sulla app per iOS.

Beh, devo dire che oggi mi hai proprio incuriosito. Ora però fammi male, dimmi quanto costa.

Non troppo. Intanto devo precisare che ci sono due versioni, una Personal e una Team, ma chi ha un account Personal poi può creare o unirti anche a dei team. Entrambe le versioni hanno un piano gratuito e un piano a pagamento. Il piano gratuito della versione Team di consente di:

• avere membri e ospiti illimitati;
• avere massimo 600 blocchi (quelli di cui vi parlavo prima);
• avere la cronologia delle modifiche non oltre 3 giorni;
• caricare file che pesano al massimo 5MB;
• avere 500 notifiche su Slack (se impostate, le notifiche arrivano ogni volta che qualcuno modifica una pagina).

Invece con l'upgrade al piano Pro, che costa 8$ al mese per ogni membro del team, i blocchi, la cronologia, le dimensioni dei file e le notifiche Slack diventano illimitati, in più si possono impostare diversi livelli di permessi per gli utenti e si ottiene il supporto prioritario.

Il piano Personal gratuito è identico a quello Team, tranne per il numero massimo di blocchi che si ferma a 200, ma può aumentare facendo iscrivere i propri amici. Anche la versione Pro è quasi uguale a quella Team, ma non ha i permessi avanzati.