Condivisione file aziendali

File Sharing: come condividere documenti aziendali in maniera efficace e sicura

Scritto da Giorgio Minguzzi il 29 gennaio 2018

L’interscambio documenti, chiamato comunemente file sharing, crea ancora problemi alle aziende.
Chiavette, cd-rom masterizzati, accessi ftp, Dropbox e WeTransfer generano ancora confusione e preoccupazione in coloro che hanno invece la responsabilità della sicurezza dei dati.
Si perché la condivisone dei file agli IT manager non piace affatto, anzi gli IT manager il fai-da-te sui dati proprio non lo sopportano, specialmente quando il marketing (ma anche i top manager) si installano applicativi che portano all’esterno il controllo sulla sicurezza delle informazioni.
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Nella puntata di oggi cercheremo quindi di capire cosa spinga gli IT manager a essere diffidenti e quali strumenti possiamo realmente usare per avere uno scambio dati efficace ma anche sicuro.
Per questo ho chiesto a Davide Galanti di darci una mano, perché so che lui ha lavorato molto in questo ambito e ha provato numerose scelte tecnologiche.
Per chi non consocesse Davide Galanti, Davide è CEO di Serverlab, un’azienda nota anche per via del canale del suo canale Youtube, ma anche perché Davide è stato già ospite di Merita Business Podcast.
Filesharing aziendale
Oggi quindi parleremo di come gestiroe l’interscambio di file e informazioni su file nei più disparati formati.
Condivisione file aziendaliPerché i file che può essere utile condividere con venditori e agenti sono molteplici:

  • Power point e Keynote (presentazioni corporate, presentazioni di prodotto…)
  • Excel (listini, configuratorim ecc…)
  • Immagini (foto di prodotti, foto delle unità produttive, di installazioni presso i clienti, ecc…)
  • Pdf (brochure, contratti, template, cheatsheet, casi di successo, ecc…)
  • Disegni progettuali
  • Video (aziendali o di prodotto)
  • Word (contratti, bozze di offerta, ecc…)
  • e molti, moltissimi altri…

Chiaramente l’elenco potrebbe continuare. Tutti file, che nessuna azienda ha piacere vadano in giro o arrivino in mano ai concorrenti.

Non parleremo solo di sicurezza, perché oltre a questo importante aspetto c’è anche il tema del controllo di questi dati.
Perché condividere documenti aziendali è una parte che non sortisce effetti se poi questi documenti non vengono usati.
Una volta distribuito correttamente un documento, infatti ci domandiamo sempre:

  • il mio agente sarà leale o consegnerà i documenti al prossimo concorrente con cui vorrà lavorare?
  • li lascerà al cliente perdendo il controllo della distribuzione dei file riservati?
  • avrà l’ultima versione o si ostinerà ad usare la prima che ha ricevuto andando a mostrare cose obsolete e inesatte?
  • il mio agente li userà i file che gli consegno oppure li ignorerà?

Quella di oggi sarà quindi una chiacchierata ad ampio spettro su tutto quello che concerne il controllo e la distribuzione di file aziendali fra colleghi, agenti, clienti e fornitori.

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Note della puntata

Se vuoi sapere di più sulle aziende di Davide Galanti puoi cominciare da questi siti: Serverlab.it e Centranet.it.
Mentre puoi seguire Davide su Twitter e su Linkedin.
Mentre se siete curiosi di vedere i video di Davide Galanti li trovate sul sito di Serverlab, sella sezione video.

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