App produttività

Produttività: le app di lavoro utili e tutto ciò che serve a renderti più produttivo

Scritto da Giada Centofanti il 16 ottobre 2017

In questa puntata vi parleremo di una serie di app di lavoro capaci di rendervi più concentrati e produttivi. Una carrellata di strumenti e consigli utili che vi cambieranno la vita in meglio.
Parleremo infatti di strumenti e applicazioni per la produttività partendo da quelle che usiamo quotidianamente noi di Merita Business Podcast.
Siccome immaginiamo che abbiate interesse ad avere tutti, ma proprio tutti, i link citati durante la puntata, abbiamo pensato di mettere a disposizione l’intero sbobinato.
Buon ascolto o buona lettura! 😉
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[Giada] Oggi torniamo a parlare di app di produttività, di app di lavoro, di strumenti per iPhone e Android, ma non solo.

[Giorgio] Esatto. I tool ci piacciono molto, lo sapete, e quindi abbiamo deciso di fare una puntata tutta dedicata agli strumenti che ci possono aiutare a essere più efficienti e magari anche più efficaci.

[Giada] Sì, infatti oggi vi parliamo di app per la produttività. Ma non le solite: abbiamo messo insieme una bella lista di cose che forse qualcuno di voi troverà anche un po’ strane… adesso però bando alle ciance!
app utili per iphone
[Giorgio] Allora, cominciamo con una serie di strumenti e consigli che ci daranno una mano a trovare la giusta concentrazione.  Perché oggi non è mica facile non lasciarsi distrarre da rumori e interruzioni.

[Giada] Infatti. Il problema del rumore che ci distrae si può risolvere in vari modi. Il top di gamma, diciamo così, sarebbero le cuffie con il noise cancelling, ovvero quelle cuffie che riescono a ridurre di molto i rumori ambientali riproducendo un altro rumore che sommato a quello iniziale crea una sorta di silenzio. Io non le ho mai provate perché i prezzi sono proibitivi: quelle buone partono dai 200 €.

[Giorgio] Beh, non poco, però se uno ha davvero necessità alla fine può anche fare l’investimento. Altrimenti che altro consigli.

[Giada] Vi ricordate di Brain.fm? Ne abbiamo parlato in una puntata di Merita Business Tool. È una app che genera tracce audio per aiutarti a migliorare la concentrazione. Di app simili ce ne sono diverse. Vi dico quali mi sono piaciute Coffitivity che ti fa ascoltare i suoni di una caffetteria…
Coffitivity
[Giorgio] Ah, quindi rumore di piatti, bicchieri, vociare?

[Giada] Esatto, è simpatico, non disturba e ti dà anche l’impressione di stare in compagnia. Poi c’è Focus at will che ti fa fare un test e alla fine ti dice il tipo di musica che ti può rendere più produttivo, per esempio a me ha consigliato di ascoltare musica classica per pianoforte. Poi se crei un account ti dà anche delle statistiche sulla produttività e impara a capire cosa ti piace e cosa no studiando le tracce che salti.

[Giorgio] Ah, quindi questo qui ha anche tracce musicali.

[Giada] Esatto. Per finire vi voglio parlare di Noisli che sta diventando il mio preferito. Non contiene tracce elettroniche né musica, ma rumori di fondo tipo pioggia, fuoco, vento, ma anche il rumore del treno e della caffetteria. Puoi scegliere di usare una combinazione creata da lui per la produttività oppure per rilassarti, oppure puoi creare le tue combinazioni e salvarle. Ha anche un editor di testo integrato per scrivere senza distrazioni. Quando hai finito puoi scaricare il file oppure salvarlo su Google Drive o Dropbox.

Beh, molto interessante. Ora che abbiamo impostato l’ambiente giusto è il momento di bloccare le distrazioni. Per esempio evitando di visitare siti che ci fanno perdere tempo. Ci sono diversi strumenti che ci permettono di farlo, io ve ne segnalo uno che ha un approccio più simpatico degli altri. Si chiama Forest e lo trovate come estensione per Chrome e app per iOS e Android.

[Giada] E cosa fa di diverso rispetto a Freedom o altri?
Noisli
[Giorgio] Aggiunge un pizzico di gamification. In pratica tu imposti l’intervallo di tempo in cui non vuoi distrarti e avvii la app o l’estensione. Quando la fai partire pianti un seme e alla fine del tempo che hai impostato sarà cresciuto un albero. Se ti distrai, quindi chiudi la app, l’albero muore.

[Giada] E come fai se devi usare qualche sito o qualche applicazione per poter lavorare?

[Giorgio] Le aggiungi a una whitelist nelle impostazioni di Forest. Così come c’è una blacklist in cui puoi inserire i siti che non devi visitare mentre stai lavorando.

[Giada] Ah, interessante. Fra l’altro se si impostano intervalli da 25 minuti si può usare anche come Pomodoro Timer. Che è un’altra cosa di cui vi volevo parlare. Forse ne avete già sentito parlare, ma vale la pena dire due parole su questa tecnica che è stata inventata da Francesco Cirillo, un italiano esperto di metodologia Agile e di gestione del tempo.

[Giorgio] E com’è che ha ideato questa cosa?

Forest app[Giada] Lui racconta che gli è venuta in mente quando ancora studiava perché non riusciva a essere molto efficace. E così ha preso un timer da cucina a forma di pomodoro — da qui il nome — e ha cominciato a studiare a intervalli. Infatti il metodo consiste nel lavorare per 25 minuti senza distrazioni a un determinato task. Fai una pausa di 5 minuti e poi riprendi. Ogni 4 “pomodori” completati, cioè ogni 4 intervalli da 25 minuti, fai una pausa più lunga: 20 o 30 minuti.

[Giorgio] Interessante. Devo provare.

App pomodoro technique

[Giada] Io non la uso sempre. Per esempio quando scrivo una prima bozza ho bisogno di seguire il flusso della scrittura e non posso interrompermi a comando. Però in altre occasioni è molto utile. Ti aiuta a dare una ripulita alla RAM mentale e magari anche a salvaguardare gli occhi e la schiena. Nella pausa puoi allontanarti dal monitor e sgranchirti un po’.

[Giorgio] Una cosa che aggiungerei a queste — e che dovrei fare io prima di tutto — è il blocco delle notifiche. Avete visto che nel centro di controllo dell’iPhone c’è una luna? Quella luna serve per attivare la modalità “non disturbare” che disattiva tutti i suoni e le illuminazioni dello schermo. Le notifiche poi ve le ritrovate lo stesso, però almeno non venite infastiditi mentre lavorate.

[Giada]  Da quando la uso io lavoro molto meglio. A dire il vero la attivo anche quando voglio rilassarmi un po’ e mi va di chiudere il mondo fuori. Gli ascoltatori che usano Android possono trovare la modalità non disturbare nelle impostazioni di suoni e notifiche.

[Giorgio] Bene, adesso che abbiamo il giusto sottofondo musicale, siamo pronti a concentrarci e nessuno può disturbarci, è il momento di mettere mano alle cose da fare. Che presumibilmente avremo scritto da qualche parte. E dove le vogliamo scrivere le liste dei to-do?

[Giada] Io partirei da una app semplice semplice, gratuita e cross-platform: Google Keep. Che fra l’altro la nostra amica Alessandra di Romagna With My Eyes sta usando con grande soddisfazione.

[Giorgio] Keep è semplice e non ci si può aspettare troppo però proprio la sua semplicità può aiutare chi non ama le app con troppi fronzoli. E fra l’altro è integrata con Google Calendar, quindi se impostiamo un promemoria per una nota o una lista creata in Keep poi lo vediamo anche nel calendario.

[Giada] In più Keep ha due funzioni che mi piacciono molto: il web clipper che ti consente di salvare link, oppure parti di testo di una pagina web o anche immagini e poi l’integrazione con Google Doc. In pratica puoi aprire le note di Keep in una sidebar accanto al documento Google che stai creando e puoi trascinare le note nel documento. In questo modo ti copierà nel file tutto il testo e le eventuali immagini.

Asana: gedstione task

[Giorgio] Ah, questo non lo sapevo. Molto utile! Se invece volete rimanere sempre sul genere minimalista ma avere più opzioni per organizzare i task e più integrazioni potete provare Todoist.

[Giada] Quando avete diversi progetti da seguire e magari avete bisogno di collaborare con altre persone una buona scelta può essere Asana. Ha una curva di apprendimento leggermente più lunga rispetto ad altre app ma vale la pena provarla. È quella che usiamo io e Giorgio per organizzarci.

[Giorgio] Proprio così. Poi se lavorate meglio con un approccio visivo potete provare MeisterTask, una buona alternativa a Trello, quindi in stile Kanban, anche questa molto utile per lavorare in team.

[Giada] Poi se volete uno strumento super flessibile per veri nerd provate Airtable. Ci vuole un po’ a capire come funziona ma alla fine vale la pena.

[Giorgio] Ecco, però magari con le app giocateci fuori dall’orario di lavoro. Invece usate qualche strumento per tracciare il tempo così riuscirete a capire dov’è che potete migliorare e quanto tempo vi porta via un determinato compito. In questo modo avrete anche un’idea migliore di quanto dovreste fatturare ai clienti. Ci sono diversi time tracker disponibili, noi vi consigliamo Toggl, di cui vi abbiamo parlato in una puntata di Merita Business Tool.

[Giada] Sì, Toggl ha una versione gratuita che fa bene il suo dovere e si integra con diverse altre applicazioni. Invece se vi volete divertire un po’ con le automazioni dei processi potete provare Workflow per iOS e Tasker per Android, che in pratica vi fanno creare delle scorciatoie per delle cose che fate spesso. In un solo tap potete fare una serie di azioni che normalmente ne richiederebbero di più.

[Giorgio] Sì e le possibilità sono infinite. Anche questa forse è una cosa un po’ da geek ma sicuramente interessante.

[Giada] Bene. Però non voglio chiudere la puntata senza parlare un po’ del nostro benessere. Perché se non ci sentiamo bene fisicamente e mentalmente poi è difficile lavorare bene.

[Giorgio] Questo è vero. Non avrei pensato di inserire una parte del genere in una puntata sulla produttività. Invece mi sa che ha molto senso…

[Giada] Beh, pensateci un attimo: se siete stanchi o stressati, se vi fa male qualcosa, ci riuscite a concentrarvi sul lavoro? Magari lo fate perché avete una consegna urgente ma forse non lo fate al meglio. Allora vi do qualche spunto per aiutarvi a sentirvi meglio.

Come prima cosa ogni tanto fermatevi. Fate una pausa. Una pausa vera però, non andate a controllare la mail, facebook o i risultati delle partite. In questo caso vi può aiutare un sito che si chiama Do Nothing for 2 Minutes, Non fare nulla per 2 minuti. Quando lo visitate, appena smettete di toccare il mouse o la tastiera, parte un timer di due minuti. In sottofondo c’è il rumore del mare. Se per caso muovete il mouse il timer si interrompe e vi dice “try again”. Ecco, prendetevi due minuti di pausa.

[Giorgio] Beh, per due minuti si può anche fare.

[Giada] Ok, un altro consiglio che vi do è di provare a fare meditazione. Anche qui per pochi minuti, almeno all’inizio. Lo potete fare a fine giornata lavorativa per rilassarvi e uscire dalla modalità lavoro. Oppure lo potete fare in una pausa, per ricaricarvi. A me capita di farlo prima di dormire, perché certi giorni i pensieri proprio non si vogliono spegnere e la meditazione guidata può aiutare.

Ci sono diverse app che vi aiutano. Quella che va per la maggiore si chiama Headspace, quella che sto usando io da qualche tempo invece si chiama Smiling Minds. Scegliete quella più adatta a voi.

[Giorgio] Beh, questa è una cosa che non so se mi metterei a fare, piuttosto recito “ilRosario“. La meditazione mi sembra un’americanata.

[Giada] Allora dopo la prossima mi mandi a quel paese! Scherzi a parte, molti di noi passano ore seduti alla scrivania o in macchina o sul treno. E la nostra schiena non ringrazia per niente. Neanche il collo e la testa. Perciò, se vi va di stare un po’ meglio, quando fate la pausa caffè — o la pausa pomodoro — fate un po’ di stretching, di yoga da ufficio. Troverete tanti video da seguire su YouTube, io vi lascio i link a tre video di esercizi che potete fare seduti o in piedi… volendo anche sul divano.

[Giorgio] Ah non ci contare proprio!

[Giada] Oh beh, fate un po’ quello che volete, poi quando la schiena vi manda cordialmente a quel paese non venite a piangere da me!

[Giorgio] Ci sono centinaia, se non migliaia, di strumenti che potete usare per essere più efficienti. Tutto sta a trovare il vostro sistema e la vostra app del cuore. Perché la produttività è una questione molto soggettiva.

[Giada] E non dimenticate il vostro benessere. Se vi si brucia il cervello state freschi poi a trovare l’app giusta!

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Note dello show

Le app e i servizi che avete sentito citare durante la puntata sono:

Durante l’episodio consigliamo il podcast di Alessandra Catania dal titolo “Romagna with my eyes“. Attenzione, il podcast di Alessandra è in inglese, “Romagna amore mio” è la versione tradotta in lingua italiana.

Giorgio a un certo punto parla di una serie di video su YouTube che aiutano a addormentarsi. Si tratta di ASMR (Autonomous sensory meridian response). Trovate un esempio qui a cura di Chiara ASMR.

Le due aziende citate da Giorgio sono Improovo e Serverlab.

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