Come si organizza un evento - Social Media Day - Milano

Mashable Social Media Day: come si organizza un evento in grande stile

Scritto da Giorgio Minguzzi il 21 agosto 2016

Come si organizza un evento di riferimento nel mondo del Social Marketing?
Quali criteri si usano per selezionare i relatori di un evento che vuole essere davvero di qualità?

Se anche tu ti poni le stesse domande, questa puntata è fatta apposta per te. Oggi infatti ci collegheremo con Londra dove ci faremo svelare da Eleonora Rocca gli ingredienti che servono per organizzare un evento di successo nel mondo del Social Media Marketing.

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Per chi non conoscesse Eleonora Rocca, Eleonora ha maturato oltre 15 anni di esperienze professionali all’interno di importanti realtà italiane e multinazionali, tra le quali Hewlett-Packard, Roberto Cavalli, Microsoft, Privalia, Kingston Technology e Tp-Link Uk, ricoprendo ruoli manageriali in ambito Sales & Marketing. Oggi vive a Londra, dove lavora come Marketing Manager. Eleonora è una delle persone dietro all’organizzazione del Mashable Social Media Day che si terrà a Milano il 21-22 ottobre 2016.

Eleonora Rocca

Come è nata l’idea di organizzare un evento in Italia?

L’idea è nata un po’ per caso: il mio socio Andrea Romoli ed io siamo stati contattati direttamente da Mashable nel 2014 che ci ha chiesto se volevamo provare a portare l’evento in Italia. Ci hanno semplicemente detto: “volete provare?” e noi abbiamo risposto semplicemente “sì!”.
In realtà è nato tutto con una prova che però ha riscontrato un grande successo negli anni a seguire, proprio a dimostrazione del fatto che a volte basta solo provare! Ovviamente il fatto di essermi occupata per lavoro e per piacere di organizzazione di eventi per anni ha contribuito a non farmi esitare nella decisione.

Mashable è un nome arcinoto per chi sono occupa di digital marketing, vuoi spiegare a chi ci ascolta e magari non è pratico qualche cosa in più su Mashable e su come è nata questa collaborazione?

Mashable è stato creato da Pete Cashmore, nella sua casa di Aberdeen in Scozia nel lontano 2005. Ad oggi è uno dei 25 migliori blog del mondo ed è stato descritto proprio come il “one stop shop” per i social media.
Quindi Mashable è oggi, un punto di riferimento per tutto ciò che riguarda i social media, il marketing e la tecnologia.
A livello d numeri ha 30 milioni di pagine visualizzate al mese e il 3 blog più popolare al mondo secondo varie statistiche lette online.
Insomma, un punto di riferimento in questo settore. Ecco perché quando ci è stata fatta la proposta di lavorare per un evento di questo tipo non abbiamo potuto dire altro che “Sì!”. Abbiamo infatti subito capito che avremmo potuto avere un grandissimo successo garantito proprio dal brand già forte e dalla necessità per l’Italia di innovarsi come paese. .
Mashable Social Media Day - Milano - Come si organizza un grande evento?

Quali criteri si usano per scegliere i relatori e per attirarne di importanti come quelli che avrai a Milano?

Intanto la prima scrematura la si fa guardando fra i proprio contatti. Devo fare un evento così e nel mentre penso: chi fra i miei contatti so che è bravo in quel determinato settore, che è una persona carismatica che so che può portarmi contenuti di valore. Quindi, a mio avviso, il primo screening avviene sempre fra i contatti e le persone che conosci.
Il secondo screening invece, è stato fatto sulla base delle candidature spontanee. Abbiamo pubblicizzato l’evento molto in anticipo, chiedendo a tutti quelli che ci seguono (e non solo) di candidarsi e poi abbiamo fatto un’ulteriore scrematura cercando di toccare diversi punti del marketing digitale oltre agli argomenti legati ai social media che testa il nostro tema principale. Questo perche’ ci abbiamo tenuto ad avere un’agenda variegata, evitando di essere monotematici o di avere contenuti che si ripetono.

Eleonora Rocca - Mashable Social Media DayLa check list delle cose da fare sarà pressoché infinita, mi domando a che punto inizia la promozione dell’evento e come la si organizza?

Per organizzare un evento così grande è fondamentale l’esperienza, ma diciamo che a livello strategico, le cose più intelligenti che abbiamo fatto, a mio parere sono state:
iniziare con largo anticipo rispetto alla data dell’evento, iniziando a promuoverlo gia’ ad Aprile. Siccome l’evento è ad ottobre, ci siamo riservati una finestra abbastanza ampia per pubblicizzarlo bene.
creare una serie di post teaser prima di iniziare a promuovere l’evento. Abbiamo usato i nostri canali social per dire “in questo giorni annunceremo una cosa importante…restate attivi, restate con noi…” andando così a creare un’aspettativa.
Individuare molto bene le realtà con cui fare accordi di media partnership. Abbiamo creato una mappa di Media Partner che hanno un grande seguito e abbiamo condiviso con loro un piano editoriale che ci ha permesso di spargere la voce il più possibile. Questo ci ha aiutato veramente tanto.

Milano - Come si organizza un eventoChe ruolo hanno gli ospiti in questa promozione? Come riesci a ingaggiarli per dar voce all’evento fra i loro follower?

Abbiamo sempre avuto un approccio molto personale con i nostri ospiti al fine di coinvolgerli i maniera genuina.
L’utilizzo di un linguaggio che definirei “friendly” favorisce a la condivisione delle informazioni legate all’evento quasi in maniera spontanea. Quando le persone ti considerano un “amico” poi è piu’ facile che si crei un meccanismo “virale” quasi in grado di andare avanti da solo.
Noi tendiamo a non spingere troppo sulla condivisione non spontanea, ma siccome l’atmosfera e i rapporti con i nostri ospiti sono davvero molto buoni, credo che la condivisione che sta avvenendo sia sicuramente spontanea.

Anche cercare gli sponsor è impegnativo, anche se mi immagino che il nome Mashable dia loro sufficienti garanzie di affidabilità. Come vengono coinvolti nel piano di marketing i vendor e i partner che sponsorizzano l’iniziativa?

Location Torre VelascaPer quanto riguardi gli sponsor facciamo dei piani di co-marketing e degli accordi di partnership dove il rapporto è un po’ più ufficiale e regolamentato perché lo sponsor deve avere la visibilità che si aspetta. Il discorso chiava consiste nel capire quella che è l’esigenza di ciascuno sponsor in base al suo core business e core objective.
Facciamo un esempio: se uno sponsor ha un’app e desidera che il 50% della nostra audience si scarichi e si iscriva ai servizi di questa app, noi creiamo un piano di co-marketing che faccia strategicamente in modo di fargli raggiungere il proprio obiettivo. E credo che questo sia un po’ il nostro valore aggiunto. Da marketing manager so che quando investi dei soldi vuoi ottenere il ritorno (tecnicamente ROI- Return on Investment) che stai cercando. Sono quindi stati fatti piani molto “tailor-made” facendo diverse conference call con tutti i nostri sponsor proprio al fine di individuare bene i punti di cui sopra ed impostare al meglio il piano “d’attacco”. .
Questo approccio si è risultato vincente perché abbiamo avuto un’ottima risposta.

Avete pianificato anche campagne a pagamento? Se sì, su cosa avete puntato, se no, ci spieghi i motivi di questa scelta?

Mashable - SMDAYITAbbiamo deciso di non fare campagne a pagamento perché questo era (in tutta onestà) un test ambizioso da parte mia e del resto del team che ha appoggiato la scelta. Vogliamo vedere dove riusciamo ad arrivare con le nostre forze senza bisogno del “boost” è un approccio molto lean: vedere come risponde il mercato, aggiustare in base alla risposta del mercato e non “drogare” il mercato. Anche se poi l’advertising fa parte dei piani di marketing.
Per ora non ne abbiamo avuto bisogno e siamo molto curiosi di vedere dove arriviamo organicamente.

Fra le iniziative di marketing che che hai avuto modo di provare ci racconti cosa non ha funzionato e perché e cosa invece ha portato ottimi risultati tanto da meravigliarti persino?

Location Torre VelascaAncora una volta, aver agito in anticipo e aver lanciato gli “early bird” per tempo sul mercato italiano probabilmente ha fatto la differenza. Era un’offerta accessibile a tutti ed erano limitati, questo ci ha portato a finire la prima tranche di 50 biglietti nelle prime 48 ore. Alla fine abbiamo esaurito 3 tranche di early bird emessi ad un prezzo conveniente ma che non svalutasse il valore dell’evento.
Se invece vogliamo parlare di un fail, forse dobbiamo parlare delle campagne di email marketing. Ne abbiamo fatte diverse, con diversi partner, non hanno funzionato sempre benissimo forse perché cominciamo ad essere , da consumatori, davvero inondati di emails tutti i giorni…quindi, per quanto sia un mezzo in grado di aiutare per noi non è stato quello decisivo.

Gli eventi in questo settore sono davvero tanti, in cosa, a tuo parere, si distingue il Mashable? Cosa lo rende davvero unico?

Location Torre VelascaSia io che Giuliano, che è parte del team degli organizzatori di questa edizione 2016 abbiamo fatto un lavoro davvero “certosino” dal punto di vista della scelta dei relatori per garantire ai partecipanti di trovare relatori di un certo livello, comprese importanti presenze a livello aziendale come Lego, Microsoft e Original Marines…
Ci teniamo a dire quella che nel gergo italiano tutti chiamano “fuffa” non sarà presente al Mashable, magari non c’è nemmeno negli altri eventi che si svolgono in Italia, ma il nostro obiettivo è sempre stato quello di averne totale assenza 🙂 Abbiamo voluto avere delle case study specifiche e spiegare come si sono raggiunti risultati di successo.In poche parole un approccio pratico e utile, meno teorico possibile.
Un’altra cosa che ci tengo sempre a dire è questa: io credo che i relatori selezionati saranno certamente in grado di ispirare l’audience. Nelle precedenti edizioni, ho sempre ricevuto tantissimi messaggi post evento da parte di persone che mi dicevano che oltre a quello che avevano imparato lato tecnico, erano felici di aver partecipato in quanto si sentivano emotivamente cariche, perché l’evento era riuscito a trasmettere quella can-do attitude che riesce a creare un effetto “disruptive” , anche in una situazione di crisi come quella che c’è in questo momento in Italia. L’evento si svolge anche per questo: dare una sferzata di energia a chi come noi si occupa di social media e di marketing e ama il proprio lavoro.

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Note della puntata

Ovviamente tutte le informazioni sul Mashable Social Media Day (Programma, Relatori, Location, Party…) le potete trovare al sito dell’evento.
Per comodità, qui potete leggere il comunicato stampa e raggiungere i canali social dell’evento: Facebook, Instagram e Twitter.
Per godere dello sconto del 50% sul prezzo del biglietto per il Mashable Social Media Day di Milano potete cliccare qui: MERITA.BIZ/smdayit
Se invece volete seguire Eleonora Rocca, avete molte scelte per raggiungerla. La potete seguire sui social: Facebook, LinkedIn, Instagram.

Photo credits: Alessandro,David Orban

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