Nomadic Worker: lavorare da remoto

Remote Working: i vantaggi e gli svantaggi della vita da nomade digitale

Scritto da Giorgio Minguzzi il 27 febbraio 2017

Remote working fa rima con libertà, spiagge e surf.
I video su YouTube del popolo locantion indipendent, dei membri della tribù dei nomad worker li abbiamo visti tutti e i cliché sono sempre gli stessi: un portatile, la colazione fatta alle 11.30 e il surf in un mare da sogno.
Ma sarà davvero così la vita di chi lavora da remoto?

Possibile che lavorare da remoto sia la soluzione a tutti i mali e di fatto una via per trasformare la fatica del lavoro in spasso, divertimento e avventure esotiche?
Mosso da una certa curiosità e da un pizzico di invidia, ho contattato un amico che lavora in un’azienda “distribuita” per chiedergli se davvero il lavoratore nomadico vivesse una vita di privilegi. Ma non solo. Un annetto fa lessi “Influencing Virtual Teams” di Hassan Osman, un libro che parla di come fosse possibile usare alcune dinamiche psicologiche per manipolare le scelte dei team distribuiti, e mi era rimasta la curiosità su come si sviluppassero le dinamiche personali fra chi non ha il collega a portata di caffè, the e chiacchiere al bar.
È nata così la puntata che ha come protagonista Franz Vitulli di Human Made.

Per chi non conoscesse Franz, Franz Vitualli lavora come Product Manager a Human Made, agenzia partner VIP di WordPress.com che sviluppa soluzioni per clienti nel settore big media/publishing, realizza prodotti per il web (Happytables, BackUpWordPress e Nomadbase sono tre degli esempi più recenti), e organizza eventi—fino ad ora su WordPress REST API.
Appassionato di open source, convinto sostenitore del lavoro in remoto, Franz ama condividere le proprie conoscenze e supportare i membri delle comunità tech nel loro percorso di crescita.
Quando non è davanti al suo portatile sta suonando uno dei suoi bassi o sudando in palestra.
Remote Working

Cosa vuol dire lavorare in un’azienda distribuita? Ci racconti la tua esperienza in Human Made?

Ho iniziato a lavorare a Human Made nell’estate del 2013. Originariamente sono stato preso per lavorare con Happytables, uno dei nostri prodotti, in ambito prevalentemente marketing, social e supporto, ma il messaggio è stato chiaro sin da subito—in quanto parte della squadra di Happytables sei parte della squadra di Human Made al 100%. Con il passare del tempo il prodotto si è evoluto, Human Made si è evoluta come azienda, io stesso come professionista mi sono evoluto, e tre anni e mezzo lavoro su diversi progetti all’interno dell’azienda, dal business development dell’agenzia alla strategia dietro gli eventi che organizziamo.

Lavorare in un team distribuito può significare diverse cose. Nel nostro caso significa che a nessuno di Human Made interessa dove il lavoro viene svolto, e questo ci dà la possibilità di assumere professionisti senza limitarci alle zone limitrofe di un eventuale ufficio centrale. Questo comporta anche il fatto che siamo tutti liberi di viaggiare e lavorare nello stesso tempo, oppure (e questo è un risvolto molto meno “conosciuto”, ma importantissimo) di decidere dove andare a vivere senza doverci cercare un lavoro, tenendo in mente invece altri parametri, dalla qualità della vita, all’apprezzamento per una determinata cultura. Io e mia moglie lavoriamo entrambi in due aziende distribuite, e abbiamo deciso di stabilire la nostra base in Regno Unito, consci del fatto che possiamo andare a trascorrere periodi altrove ogni volta che possiamo o che lo vogliamo.

Noi Italiani amiamo ascoltare le storie di chi lavora dalle isole indonesiane, da chi si sveglia in Costa Rica, fa surf e poi apre il PC per scriverci dentro due cose e fare soldi. Lavorare “location independently” nel nostro mondo ha il sapore di vivere sempre una vacanza. Ma immagino ci siano anche delle difficoltà. Ce ne vuoi parlare?

Ma guarda, secondo me puoi anche togliere il “noi italiani”, perché è un problema di un po’ tutto il mondo. E la colpa è principalmente la nostra, di noi lavoratori in remoto, che a volte usiamo i social media come megafono del fatto che lavoriamo da luoghi piacevoli in maniera un po’ fine a sé stessa.

La scorsa estate abbiamo imparato tantissimo sulle difficoltà e sulle cause di stress tipiche del lavoro in remoto, grazie a una studentessa di psicologia, Catalina Alvarez, che ci ha osservati da vicino per studiare l’impatto del lavoro in remoto sul lavoratore. Con Catalina abbiamo scoperto cose interessantissime.

Come un po’ ogni risvolto del mondo del lavoro, ogni caratteristica positiva del lavoro in remoto ha dei lati oscuri alle sue spalle.

Per citarne alcuni, la possibilità di lavorare da ovunque e l’essere, per l’appunto, “distribuiti” su tutto il mondo rischia di portare all’isolamento e alla mancanza di contatto umano con persone come te. La possibilità di assumere i migliori nel campo senza limiti dettati dalla geografia ti può portare ad avere, nel team, problemi di distanze e talvolta incomprensioni interculturali—ciò che è perfettamente normale in una cultura può essere del tutto inappropriato in un’altra, e fraintendersi può essere facile. Essere più produttivi perché si lavora in un ambiente comodo (casa propria, l’ufficio che ci si è allestiti, etc.) porta ad avere un team in generale più produttivo e per cui la sensazione di non essere all’altezza, di essere sotto la media del proprio team è dietro l’angolo, e per cui sindrome dell’impostore, senso di inadeguatezza, paura di perdere un lavoro a cui si tiene tantissimo, etc.

Certo sono tutti problemi che si risolvono—meetup di settore o lavorare in co-working space per sconfiggere l’isolamento; cercare di celebrare le differenze culturali ma allo stesso tempo informarsi su cosa è accettabile e cosa non lo è per gli altri e provare a farli sentire a proprio agio in ogni situazione; mostrare continuo supporto reciproco perché un ambiente positivo è senz’altro un ambiente migliore e dove sentirsi inadeguati è più difficile… come vedi, tutto si risolve. Però è importante parlarne, è importante esserne a conoscenza, senza nascondersi dietro l’ennesima foto su Instagram con portatile e cappuccino in qualche coffee shop di quelli alla moda.

Come si fa quindi a lavorare in un team distribuito?

Innanzitutto, si lavora. Si fa il lavoro che si farebbe in un team non distribuito. E questo è fondamentale da capire: a livello pratico, la roba deve essere fatta, che il tuo collega sia seduto alla postazione accanto alla tua o nel suo soggiorno di casa a San Francisco.

Il flusso comunicativo, e le abitudini che ne conseguono, variano da azienda ad azienda, così come nel caso di aziende più lineari e tradizionali. Noi per esempio abbiamo videochiamate di gruppo ogni due settimane, ma anche videochiamate settimanali di gruppo di lavoro, e ciascun team di sviluppo si organizza in base a quel che viene deciso. Questa sorta di “ritmo comunicativo” funziona per noi, ma non è detto che funzioni per altre aziende. Trovare l’equilibrio di base è semplice all’inizio, ma è importante capire che queste non sono abitudini da scolpire nella roccia—quel che funziona quando si è in cinque può non funzionare quando si è in venti, e non solo a livello numerico. Più persone significa più culture, più abitudini diverse, più fusi orari da conciliare, et cetera.

È chiaro che la tecnologia aiuta, ma il concetto di base, per quel che mi riguarda, è che i diversi software offrono diverse impostazioni per un motivo: non tutti abbiamo le stesse necessità, non tutti abbiamo gli stessi ritmi, non tutti sono in grado di mantenersi produttivi con mille piccole e inutili interruzioni.

Quali sono i migliori strumenti che possiamo utilizzare?

Lavorare dallo StarbucksDi strumenti da usare ce ne sono tanti, io sono affezionatissimo ai vari Slack, Trello, Zoom, et cetera.

Il punto non è però che strumenti usare, ma come impostarli, al fine di non farli diventare delle fonti di distrazione. Zoom per le videochiamate di gruppo, ScreenHero per la condivisione dello schermo, sono tutti strumenti di comunicazione sincrona, e questo in un team distribuito porta a dei problemi soprattutto legati alle differenze di fusi orari e di ore produttive, dato che alcuni di noi non lavorano dalle 9 alle 5.

Trello, così come GitHub, o i blog interni che noi a Human Made usiamo per la comunicazione asincrona, costruiti su un tema di WordPress che si chiama P2, sono ottimi per non affollarci le email, per fare in modo che tutti siano aggiornati sui progetti che realizziamo.

La sfida vera è su Slack, perché se non impostato per bene rischia davvero di diventare una fonte di rumore di fondo praticamente inarrestabile, soprattutto quando iniziamo ad avere diversi team, e diversi canali per ogni team. Per questo consiglio sempre a tutti di trovare una gerarchia all’interno dei canali. Con i canali si possono fare diverse cose, da silenziarli a metterli tra i preferiti, è importante padroneggiare i mezzi di comunicazione anziché esserne padroneggiati.

Perché a un imprenditore dovrebbe interessare modificare le sue abitudini e strutturarsi per avere un team distribuito? Conviene a tutti usarli anche a chi non lavora in maniera distribuita?

Gli strumenti di cui parlo io sono buoni per tutti, sia per chi lavora in team distribuiti che per chi lavora in maniera più tradizionale.

Ci sono tante ragioni per prendere la via distribuita, ma non conosco aziende che a un certo punto della sua storia hanno dato il “liberi tutti” dal punto di vista del luogo fisico di lavoro. Di fatto, tutti i team distribuiti che conosco lo sono stati o dalla fondazione o comunque dalle primissime fasi.

In ogni caso “team distribuito”, “lavoro in remoto” non significano necessariamente che ognuno è libero di lavorare da dove vuole. Un team di lavoro che ha sempre lavorato a Milano può espandersi aprendo degli uffici a Londra, mettere lì delle persone, e a quel punto si diventa team distribuiti e si lavora in remoto a tutti gli effetti, anche senza il fattore “location independence”, che è quello più spaventoso per l’imprenditore tradizionale.

Se proprio si volesse effettuare una transizione di questo tipo, non è tanto il “lavoro in remoto” da prendere in considerazione, quanto il focalizzarsi sulle cose che contano e lasciar perdere quelle che non contano. In molti casi essere in ufficio alle 9 non è un aspetto che conta, ma è una regola che si applica. Allargando le maglie che non necessitano di essere strette è un primo passo, il lavoro in remoto sarà semplicemente una conseguenza.

Ora in certi ambienti questi strumenti sono già adottati da tempo, cosa possiamo consigliare a chi non ne ha mai implementato nessuno di questi canali? Da dove possono cominciare?

Cambiare è sempre difficilissimo. Troverai sempre quello che ti dice che hanno sempre lavorato con le email e che ci sono abbastanza motivazioni per cambiare e passare a strumenti più intelligenti.

Se lavori in un’azienda di quel tipo, e hai un CEO di quel tipo, se riesci a metterti d’accordo con i tuoi colleghi di reparto puoi iniziare a usare questo tipo di strumenti con loro. Se trovi un modo per misurare i miglioramenti nelle performance e li puoi collegare in maniera inequivocabile agli strumenti di collaborazione, mettere il capo di fronte al fatto compiuto può essere un buon modo per iniziare.

Tecnicamente possiamo cavarcela, ma vedersi di persona non ha proprio più senso?

Lavorare in remotoCerto che ha senso. Noi a Human Made sfruttiamo ogni possibile opportunità per vederci e passare del tempo insieme: dalle semplici sessioni di co-working tra persone che abitano vicine a conferenze, meetup, fino al nostro retreat annuale—una settimana in cui ci incontriamo da qualche parte nel mondo, e ci concentriamo su diversi aspetti, dal fare il punto della situazione a prendere decisioni sul futuro immediato, fare workshop interni, o semplicemente passare del tempo insieme (da una giornata in spa a, perché no, qualche attività puramente turistica).

Che traiettoria stanno disegnando i tool che ci hai fatto scoprire? Quali sviluppi tecnologici vedi per questi sistemi che ci permettono di lavorare senza essere nello stesso posto?

Sicuramente questi strumenti stanno rendendo molto ibrido il concetto di “comunicazione interna”. Chi è project manager e lavora in Agile / Scrum sa bene che il cliente è parte integrante del progetto, per cui anche comunicare con il cliente può rientrare all’interno del concetto di “comunicazione interna”, il che può sembrare paradossale. Anche usare freelance per un progetto, per esempio se c’è bisogno di qualcuno con una determinata abilità non presente nel team, in remoto è molto più semplice, ma anche qui, finiamo per parlare di “comunicazione interna” magari con un ipotetico team di quattro persone di cui solo due (sviluppatore e project manager) sono membri interni, gli altri due (designer freelance e rappresentante dell’azienda cliente) no.

Il fatto che gli strumenti moderni collaborino, parlino tra di loro è certamente un fatto interessante. Slack si integra con un numero molto alto di prodotti, in modo tale da limitare le notifiche via email o su dispositivo mobile—basta aprire Slack per vedere quello che succede, e, di nuovo, basta farlo ai propri ritmi per restare produttivi per ore senza interruzioni inutili. Per esperienza, poche notifiche sono cruciali in real-time, e per fortuna l’impostazione Do Not Disturb di Slack può essere forzata in situazioni di emergenza.

Un altro scenario che considero interessante è quello dei bot: a Human Made per esempio ne abbiamo creato uno a cui è possibile chiedere dove si trova un membro del team, e lui ti risponde dov’è avvenuto l’ultimo check-in da parte di quel membro su una piattaforma social (FB, Twitter, Instagram o Swarm), e che ora è in quella città. È collegato a Nomadbase, piattaforma che abbiamo costruito che, a seconda del check-in più recente, ti colloca su una mappa e ti dà la possibilità di vedere quanti altri nomadi digitali sono in città.

Certo non tutti i bot disponibili sono dei fulgidi esempi di intelligenza artificiale, ma questo non significa che non dobbiamo guardare con interesse agli sviluppi che essi propongono.[highlight]

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Note della puntata

Il libro citato all’inizio della puntata è: “Influencing Virtual Teams” di Hassan Osman.
Chi volesse contattare o seguire Franz Vitulli può farlo nella community slack di WordPress, su Twitter, Linkedin oppure sul suo sito per FranzVitulli.com.

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