Come usare Notion per organizzare il lavoro e la vita

Notion è un nuovo strumento di lavoro che unisce le applicazioni che usi tutti i giorni in un unico luogo. Una suite collaborativa per il tuo team.
Condividi:

Tutto quello che nessuno ti ha detto e che dovresti sapere prima di organizzare tutto con Notion.

Il Podcast dove vuoi

Utilizza la tua app preferita  per ascoltare e premi SUBSCRIBE, è gratis!


Notion è un sistema potente, veloce ma ha bisogno di essere compreso a fondo nelle sue logiche.
In questo episodio del podcast facciamo chiarezza con Beatrice Mula e Daniele D'Amico di NotionBuilders , gli esperti Notion certificati che aiutano le PMI Italiane a sfruttare questo strumento con profitto.


Piccola nota a margine

In questa pagina troverete l'intervista a Beatrice e Daniele, ma anche una puntata del 2017 in cui Giada Centofanti ci presentava lo strumento ai suoi albori.

Ho voluto aggiornare la pagina e non crearne una nuova perché quello che racconteranno Beatrice e Daniele, contribuisce ad andare più a fondo e ci offre una visione attuale che fa capire bene come lo strumento sia evoluto in questi anni.

Gli appunti che trovate quindi in calce, sono appunti e non sono rivisti dagli autori.


Ora entriamo nel merito dell'argomento della puntata di oggi e vediamo come usare Notion per organizzare lavoro, azienda e vita provata.

Prima di iniziare sul tema della puntata, potreste condividere quale percorso di vita vi ha portato ad aprire una società che si occupa di Notion? Quali step vi hanno portato a fare questa scelta?

All’inizio doveva essere solo una collaborazione di networking, poi abbiamo visto che la richiesta di template, di piccole richieste di consulenza, di persone che parlavano di Notion aumentavano sempre di più e abbiamo iniziato appunto a fare queste consulenze.

Io avevo già la partita iva, ma Daniele all’epoca lavorava ancora come product manager in una startup, posto fisso, contratto a tempo indeterminato. Mi disse: “trova il primo vero cliente e io valuto di lasciare il posto”.

Dopo un paio di settimane tornai con il primo cliente, era novembre 2022, avremmo lanciato il brand solo a fine gennaio 2023. Fra l'altro questo cliente è ancora con noi.

Il 31 gennaio di quest’anno abbiamo comunicato al mondo di Notion Builders e sono cominciati ad arrivare diversi clienti spontaneamente, personal branding e passaparola, poi le richieste di video corsi e di partnership... Lì abbiamo capito che c’era richiesta.

Oggi stiamo aprendo un nuovo mercato in Italia visto che il no-code è solo agli albori e ci sono pochissime realtà che lo fanno, ma è il futuro.

Per chi non è familiare, potreste spiegarci in breve cos'è Notion e quali sono le sue principali funzionalità?

Notion viene definito un Connected Workspace, ovvero uno spazio di lavoro connesso. È il luogo in cui team o singole persone creano e condividono documenti, prendono appunti, gestiscono progetti e organizzano la conoscenza, tutto in un unico posto. Questo permette alle persone di essere più produttive e più allineate con i team, il tutto riducendo i costi grazie alla centralizzazione degli strumenti che Notion permette.

Quindi è uno strumento no-code, composto da blocchi trascinabili e generabili facilmente, di tantissimi tipi. Questi blocchi e tutto il software permettono di costruire sistemi di gestione ad hoc.

Le caratteristiche principali dello strumento:

  1. Centralizzazione: Notion permette di avere tutte le informazioni collegate tra loro e in un unico strumento in cui centralizzare le gestione aziendale e personale senza disperdersi tra mille strumenti.
  2. Flessibilità: Notion offre una grande flessibilità e personalizzazione, permettendo di creare pagine e database personalizzati in base alle esigenze dell'utente. Questa flessibilità consente di utilizzare Notion per molteplici scopi, come la gestione dei progetti, la creazione di documenti, la gestione delle attività e altro ancora.
  3. Facilità d’uso: Notion è facile da usare, grazie alla sua interfaccia utente intuitiva e alla sua struttura modulare a blocchi che possono essere spostati e trasformati in modo intuitivo, senza conoscenze di codice.
  4. Collaborazione: Notion offre una piattaforma di collaborazione completa, consentendo ai membri del team di collaborare sui documenti in tempo reale, commentare e dare feedback sui contenuti. Inoltre, offre funzionalità di gestione dei permessi, in modo che ogni membro del team possa accedere solo alle informazioni a cui ha diritto.
  5. Integrazioni: Notion offre un'ampia gamma di integrazioni con altre applicazioni, come Google Drive, Slack, Trello e molti altri. Questo consente di integrare Notion con altre applicazioni utilizzate quotidianamente, migliorando l'efficienza del lavoro.
  6. Accessibilità: Notion è basato sul cloud e quindi disponibile su tutte le principali piattaforme, tra cui desktop, web e mobile. Ciò consente di accedere alle informazioni e collaborare con i membri del team ovunque ci si trovi. Infine, è accessibile a diversi tipi di utenti grazie ai suoi diversi pricing e particolarmente competitivi.
  7. Estetica e design: L'interfaccia pulita e moderna rende piacevole l'uso di Notion.

Un tempo il futuro erano le suite, come quelle di Microsoft e di Google per intenderci, oggi il futuro sono i connected workspace che permettono di creare interi flussi di lavoro con un unico strumento, e Notion permette questo.

Quindi grazie a Notion si creano veri e propri sistemi in cui si può avere, tutto connesso, task e project manager, CRM, gestione del team a 360 gradi, gestione dell’innovation e del growth e qualsiasi altra funzionalità sia necessaria. Il bello è che tutte le informazioni sono interlacciate tra loro, non si perde nulla, non c’è duplicazione.

Come si usa Notion

Cosa rende Notion unico come strumento di gestione aziendale e in che modo si distingue da altre piattaforme simili presenti sul mercato?

Notion ha chiaramente dei competitor e posso fare anche qualche nome: Click up, Basecamp, Monday, Asana, Trello, eccetera.

Qual è la differenza principale tra tutti questi e Notion?

Quelli sono strumenti che vengono venduti (e in effetti sono tali) come strumenti di project management, gestione task e lavoro in team. Utili, ma molto limitati.

Notion, invece, è un po' come se ci programmassimo dentro quello che vogliamo, ma senza codice. Notion permette di costruire quello che vogliamo, senza limiti, anche interi sistemi di gestione aziendale e iper connessi.

Quando apri Notion ti trovi davanti solo pagine bianche, da lì costruisci quello che vuoi da zero, tramite i blocchi.

Facciamo l’esempio di Trello, molto carino, uno dei primi, ma tutto quello che può fare trello, ovvero una kanban board con le schede riempibili di informazioni, è solo un tipo di visualizzazione di un qualsiasi database Notion. Si capisce ora quanto è limitato rispetto ad uno strumento come Notion?

Altra differenza: solitamente i tool citati prima costano di più, ma soprattutto, non permettendo di sostituire altri strumenti, non permettono di risparmiare tempo, soldi e risorse.

Infine, tutti quei tool mancano di una componente, che in Notion sta diventando predominante e di cui poi parleremo, ovvero l’intelligenza artificiale, ma di questa approfondiamo dopo.

Spesso sento persone elogiare Notion, ma noto che l'adozione diffusa è inferiore a quello che mi sarei aspettato. Quali ostacoli credete possano scoraggiare la maggior parte delle persone alla prima fatica?

Il mercato italiano è in fermento e sta iniziando seriamente ad approcciare il no code, Notion stessa se n’è accorta e sta iniziando ad investire capitali nel mercato europeo e italiano. Il cambiamento è iniziato e noi ne saremo i portatori.

Immagino che all’ascolto ci sia qualcuno che ha provato Notion in passato ma ha abbandonato, quali consigli offrite per riacquistare la motivazione e mantenere la costanza nell'utilizzo?

È tipico, come dicevamo prima, la pagina bianca dove puoi fare qualunque cosa è un’arma a doppio taglio. Da un lato è bellissima, se ne hai le competenze, dall’altro può diventare difficile se si è al primo utilizzo.

Il primo consiglio è non demordere e continuare a smanettare come si suol dire.

Il secondo è quello di non partire da zero, bensì guardarsi qualche tutorial e informarsi sulle potenzialità stesse. Noi stessi lasciamo tantissime risorse gratuite gli ascoltatori possono seguirci su Linkedin sui nostri profili personali, oppure sulla pagina di Notion Builders, su Instagram e infine guardare i nostri numerosi tutorial sulla pagina Youtube che abbiamo appena aperto e che presto popoleremo di contenuti.

Allo stesso modo, se si è avvezzi con l’inglese, si può andare alla pagina notion.so/resources e trovare tantissimi tutorial e info gratuite create da notion stessa

Il terzo, soprattutto se si vuole utilizzare Notion a livello di gestione aziendale, e quindi ad un livello più complesso rispetto a quello personale, mettere da parte l’orgoglio e farsi aiutare dagli esperti nell’impostazione dello stesso e farsi formare da loro sull’utilizzo.

D’altronde, quando devi mettere giù l’impianto elettrico di casa, a meno che tu sia un elettricista, non lo fai da solo perché è pericoloso e ci vuole un sacco di tempo. allo stesso modo quando si parla di gestire un’intera azienda le fondamenta devono essere solide e ben impostate per evitare che crolli tutto. Infatti, nella nostra offerta partiamo da processi e solo dopo costruiamo su notion con delle regole ben precise, infine, formiamo il team all’utilizzo di Notion. Questi sono i tre consigli che ci sentiamo di dare.

Faccio coming out: ammetto di essere tra coloro che hanno abbandonato Notion. Come content creator, ho utilizzato Notion per gli script, ma ho faticato con altre funzionalità. Avete suggerimenti su come superare questa difficoltà, ad esempio nella programmazione degli ospiti o nella gestione del piano editoriale?

Notion è perfetto per questo genere di attività. Moltissimi creator in tutto il mondo, me e Daniele compresi, utilizzano Notion per gestire la propria produzione di contenuti in maniera semplice ed efficiente e invece che usare tante parole per dare motivazioni, mostreremo come in modo tale che i nostri ascoltatori, te compreso dunque, possiate toccare con mano le potenzialità.

Infine, come abbiamo detto prima, notion è un sistema aperto e interconnesso, grazie all’api si possono creare automazioni che collegano notion ai vari software in cui dobbiamo pubblicare, e quindi potremmo rendere automatica questa attività e fare davvero tutto da un unico luogo.

Potreste condividere qualche esempio pratico di come avete con successo implementato Notion all'interno delle aziende con cui avete collaborato?

Certo che sì, ad oggi abbiamo avuto una quindicina di clienti tra digital agencies, PMI tradizionali, startup, freelancers e anche SPA.

I moduli, le funzionalità, che più spesso vengono richieste sono: CRM, task e project manager, WIKI aziendale e gestione del team.

Possiamo dire con soddisfazione che ad oggi tutti i nostri clienti sono rimasti soddisfatti di quello che abbiamo costruito.

Per fare un esempio concreto, un nostro cliente, che in realtà è un insieme di tre aziende sia digitali che non, ha un grosso cliente basato in Cina con cui doveva gestire delle richieste di progetto e di modifiche varie.

  • Abbiamo quindi creato una dashboard di ticketing dove il cliente doveva solo inserire le richieste e compilare dei campi pre-definiti già creati grazie ai template Notion.
  • Lato team e project manager arrivava la stessa richiesta ma su una dashboard diversa, visibile solo a loro in cui gestire in toto il progetto e dare un feedback al cliente man mano.
  • Grazie alle automazioni, venivano in automatico create delle cartelle in drive e poi dei gruppi slack con le persone taggate e dei messaggi predefiniti.
  • Questo sistema vincente e abbastanza complesso l’abbiamo replicato per queste tre aziende che lo stanno usando con successo.

Quali ritenete siano i principali problemi a livello di digitalizzazione e organizzazione nelle aziende italiane, e quali servizi vengono maggiormente richiesti per affrontare tali sfide?

Il problema è che nella maggior parte delle aziende italiane mancano proprio le basi.

Non ci sono i processi mappati, non si sa cosa siano le SOP (Standard Operating Procedures), non ci sono strumenti definiti e spesso si usa un mucchio di carta per fare tutto.

Manca la cultura dell’innovazione e, come dicevamo prima, mancano anche le competenze digitali.

Quando entriamo in un’azienda cerchiamo di ovviare a tutti questi problemi grazie al nostro servizio di consulenza a 360 gradi. Noi ci chiamiamo Notion Builders, ma Notion è solo lo strumento, il mezzo che utilizziamo per arrivare all’obiettivo: l’efficienza aziendale.

Infatti, quello che facciamo in realtà, è diventare un team di operations as a service per il cliente.

Quindi quando arriviamo partiamo dai processi, li analizziamo intervistando i collaboratori interessati, li mappiamo, le mettiamo a terra as is e nel 90% dei casi manca proprio questa base. utilizziamo framework che arrivano dalle metodologie più innovative, un esempio può essere il critical client flow se parliamo del processo commerciale.

Solo dopo questo momento, andiamo a costruire su Notion i moduli necessari, i più frequenti come dicevamo prima sono parte commerciale, parte di gestione team HR, documentistica, task e progetti. Lo costruiamo ad hoc, pur partendo dalle nostre best practice di struttura, andiamo a customizzarlo man mano grazie al feedback del cliente poichè siamo convinti che siano i sistemi a doversi adattare al team e non viceversa.

Poi prendiamo gli stessi processi e cerchiamo di renderli più efficienti e veloci, automatizzandoli grazie a tool come make che ci permettono di collegare notion ad altri strumenti utilizzati all’interno dell’azienda come i vari canali di comunicazione, calendar eccetera.

Da ultimo, ma non per importanza, anzi, andiamo a formare il team. I sistemi non servono a niente se non vengono usati dalle persone e se non ci sono le competenze digitali per usarli. forniamo tramite piccoli tutorial che eroghiamo man mano, office hours quindi vere e proprie sessioni di coaching, ma anche lezioni frontali sull’utilizzo di notion.

Il nostro obiettivo è quello di portare reale cambiamento e digitalizzazione in azienda, rendendo il cliente autonomo sulle operations e offrendo uno strumento utile.

Quindi la nostra collaborazione può finire da quel momento, con i dovuti offboarding, oppure possiamo continuare ad assistere il cliente con i nostri rinnovi di manutenzione e assistenza mensile in cui continuiamo a supportarlo e migliorare il sistema creato anche a seconda delle varie nuove feature introdotte da notion ogni mese.

Come prevedete lo sviluppo di Notion in Italia, considerando il predominio delle PMI nel nostro tessuto economico? Può essere vantaggioso non solo per i freelance, per i singoli, ma anche per aziende un po’ più strutturate?

Il punto è che dobbiamo partire dal contrario, a differenza di come viene visto inizialmente dalla maggior parte delle persone, il target di Notion sono proprio le aziende.

Sebbene i singoli ne possano beneficiare, alla fine un privato finisce per usarlo sempre per le stesse cose: mappe di viaggio, libri letti e film visti, appunti, ricette eccetera.

Con le aziende esprime molto meglio il suo potenziale e quando parliamo di aziende, è difficile che siano le grandi corporate che possiedono già enormi e complessi gestionali che servono a gestire migliaia di dipendenti e di clienti e che spesso devono seguire procedure di sicurezza incredibili.

Sono proprio le piccole medie imprese (siano esse digitali o più tradizionali e manifatturiere) che beneficiano così tanto dello strumento. e quando parlo di piccole medie imprese alla fine ci inserisco anche i freelancer, che pur essendo da soli, hanno da gestire tutti gli aspetti di un’azienda a 360 gradi e hanno bisogno di uno strumento per farlo bene.

Come Notion facilita la collaborazione all'interno di un team? Avete esperienze specifiche di come l'aspetto collaborativo abbia influenzato positivamente i risultati aziendali?

Parlando appunto di collaborazione in team, come accennava Beatrice, Notion è perfetto a questo scopo grazie alle sue numerose funzionalità

  • Sistema di commenti e menzioni: su Notion è possibile commentare in diversi modi una pagina, menzionare facilmente gli utenti al suo interno, taggarli all’interno dei database grazie alla proprietà person che abbiamo visto prima. Questo in ogni caso, siano essi membri o solo ospiti dello spazio di lavoro
  • Sistema di notifiche: ogni utente può personalizzare come arrivano le notifiche e come seguire gli aggiornamenti delle pagine in maniera del tutto personale e funzionale alle sue preferenze
  • Collaborazione inter team: grazie alla semplice condivisione di singole pagine, anche tramite link, è possibile dare l’accesso a collaboratori esterni solo di singole pagine su cui lavorare insieme

Un caso di collaborazione di successo l’abbiamo affrontato prima con il sistema di ticketing, in un altro caso che possiamo citate, abbiamo costruito un knowledge base per uno studio di commercialisti.

Come spesso accade con i software aziendali l’adoption è la chiave del successo: cosa possiamo fare per convincere i colleghi che proprio si mettono di traverso e non vogliono usarlo?

Certo, sappiamo bene che l’adoption è la chiave, e per questo uno delle nostre frasi chiave è: non è il team che si deve adattare allo strumento/sistema, bensì viceversa. per questo diamo estrema importanza alla componente umana dedicandole tutto un nostro pilastro della consulenza.

Anzitutto, il modo migliore non è raccontare di uno strumento, ma far vedere che funziona

  • quindi, costruendo un sistema fatto bene e tailor made sul team, come quelli che cerchiamo di costruire ogni giorno per i nostri clienti, questi non verranno percepiti come alieni e tramite la formazione sono semplici da utilizzare
  • allo stesso modo lo strumento non va imposto dall’alto ma deve entrare gradualmente, magari tramite un dipartimento o a partire dal management che man mano lo integra sempre di più nei processi di tutta l’azienda mostrando a tutti in modo pratico come può essere utilizzato in modo efficace
  • all’inizio con singoli colleghi reticenti ad esempio è utile divulgarlo pian piano, mostrandolo e portando loro risorse gratuite.
  • ad esempio il 19 dicembre terremo un webinar gratuito proprio sull’utilizzo di notion per le digital agencies, chiunque sia in ascolto in questo momento che è curioso di notion, può venire al webinar e portare anche i suoi colleghi, in poco più di un’ora daremo tantissime risorse gratis e ispirazione, questo è uno dei modi migliori per approcciare lo strumento e farlo apprezzare ai colleghi facendolo toccare con mano

Vedo che molti utenti esperti si stanno attrezzando per vendere i propri template. Alcuni li usano come giveaway per arricchire di iscritti la loro lista email, ma tanti proprio si dedicano al commercio di template “cotti e mangiati”. Come vedete questo aspetto di Notion?

Una delle forze più grandi di Notion è proprio la sua community, nessun software attualmente può vantare una community così forte e questo è merito anche e soprattutto del bravissimo global community manager di Notion, Francisco Cruz Mendoza con cui abbiamo avuto il piacere di lavorare, una persona brillante.

Attualmente siamo più di 600 ambassador da tutto il mondo, una 50ina di consulenti certificati, circa 6 piani e modalità di collaborazione per prendere parte alla community e milioni di template presenti.

Quindi sì, i template sono una componente fondamentale di Notion e Notion stessa ne mette a disposizione una 50ina gratis di default per tutte le categorie.

Secondo noi i template sono un ottimo modo per iniziare, sono un ottimo punto di partenza, soprattutto se si utilizzano quelli di una certa qualità (quelli gratuiti che si trovano in giro servono fino ad un certo punto) e soprattutto se sono specifici per un target e con dei tutorial al loro interno.

In tutti gli altri casi riteniamo che la customizzazione o la costruzione da zero sia meglio (oltre che più divertente)

Intendiamoci, i template sono comodissimi, un ottimo modo per efficientare e rendere pratico tutto ciò che abbiamo detto fino ad adesso e noi stessi li usiamo parecchio.

Anzitutto li usiamo all’interno dei nostri sistemi, nei database o nelle pagine quando si hanno informazioni standard da replicare spesso, come una scheda cliente in un CRM e poi la usiamo come base dei nostri sistemi, infatti vediamo un template più come il risultato di una raccolta di best practices

La raccolta di best practices più grande che abbiamo mai avuto e che continuiamo ad avere è quella con le agenzie digitali che hanno bisogno più o meno sempre delle stesse cose. Per questo motivo abbiamo creato una struttura base di sistema che durante le nostre consulenze andiamo ad implementare e poi personalizzare man mano assieme al cliente.

Questa sorta di template, anche se è un sistema vero e proprio, ci è stato chiesto da molti a sé stante, senza consulenza, e l’abbiamo fatto diventare prodotto. è il primo sistema apposito per la gestione delle digital agencies completamente in italiano su Notion. contiene tutti i moduli fondamentali e ben relazionati tra loro: CRM, task e project manager, WIKI, gestione del team, un tutorial che ne spiega il funzionamento e tanto altro.

Per gli ascoltatori, se siete curiosi lo potete trovare sul nostro sito web a notionbuilders.it/agency-os

Qual è il ruolo dell'Intelligenza Artificiale nell'evoluzione di Notion come strumento di gestione aziendale e quali vantaggi può apportare?

L’intelligenza artificiale (AI) è la potenzialità che renderà Notion irraggiungibile e lo distinguerà in modo definitivo dai competitor.

Anzitutto AI generativa: scrivere testo, tradurre testo in qualsiasi lingua, riassumere testo e cambiare tono eccetera.

Ma tutto ciò lo può fare anche chat gpt, cos’ha notion in più.

NOTE della puntata n.360

Per contattare Beatrice e Daniele potete usare il sito aziendale di Notion Builders. Oppure usare Linkedin:

Personalmente vi consiglio di seguirli su YouTube. Il loro viaggio lì è appena inziato ma presenterà tantissime sorprese interessanti.


Puntata del maggio 2017 su Notion (solo audio)

Oggi vi parlo di Notion, uno strumento web based - e volendo anche desktop - che facilita la comunicazione e la collaborazione all'interno di un team. Il team che ha creato Notion lo ha immaginato come uno spazio di lavoro unificato in cui contenere tutto ciò che normalmente abbiamo in diverse app.

Spiega meglio perché non è che sia molto chiaro...

Ok, fai un attimo mente locale sul tuo lavoro quotidiano. Vado a naso, ma direi che sicuramente usi Google Docs come editor di documenti, Dropbox come archivio sul cloud, magari Trello o Asana per tenere d'occhio il progresso del team su un determinato progetto. Giusto?

Notion

Beh, ci sei andata abbastanza vicina...

Bene. Ora immagina di poter eliminare l'effetto ping pong - ovvero rimbalzare da una app all'altra -e avere più o meno tutte le funzioni delle app che ho menzionato prima in un solo strumento. Ecco, questo è lo spirito con cui è stato creato Notion. All'interno della app sostanzialmente puoi creare dei documenti che si chiamano Pagine, che volendo puoi formattare agilmente con il Markdown e che possono prendere tutte le forme che vuoi perché all'interno dei documenti puoi inserire tutta una serie di blocchi, fra cui le liste di cose da fare con le caselle da spuntare, le caselle di codice, immagini e video, embed di PDF, documenti Google, mappe Google, brani da Spotify.

Una cosa che trovo molto comoda è che in qualsiasi punto di un documento si può caricare un file che quindi poi viene visualizzato nel testo con il suo nome e un link per il download. Altra cosa molto utile è che ogni pagina ha un suo URL ed è quindi linkabile da altre pagine. Poi è interessante il fatto che utilizzando un blocco che si chiama Divider, che visivamente è una linea, puoi dividere la pagina non solo in senso orizzontale, ma anche in verticale, il che ti offre una grande libertà nella creazione dei tuoi documenti.

Molto interessante... ma ci sono delle pagine già strutturate oppure devi fartele tu?

Ci sono dei template preimpostati che ti vengono proposti ogni volta che crei una nuova pagina. Quindi in pratica ti viene chiesto se vuoi creare una pagina vuota e gestirla tu come ti pare oppure vuoi scegliere fra i modelli a disposizione. Allora, ce ne sono un paio pensati più che altro per la scrittura, ovvero il modello di base che non è altro che una pagina vuota con una immagine di copertina e una icone da caricare o scegliere da una piccola libreria immagini messa a disposizione da Notion, poi c'è il modello Note e bozze, anche questo una pagina vuota con impostato un font monospace.

Dopodiché ci sono i template più strettamente legati al lavoro, quindi la lista di task, la roadmap, l'agenda settimanale, le linee guida per lo sviluppo del software, ma anche le linee guida per il marketing, dove per esempio puoi inserire tutto ciò che concerne la brand identity, dalla mission allo stile, passando per logo e colori. Poi c'è un modello per creare una reading list per il team perché, in effetti, tra vari i blocchi ce n'è uno che si chiama Web Bookmark che consente di inserire un link in una pagina e visualizzarlo come anteprima dell'articolo, quindi con immagine, titolo e le prime righe del contenuto.

Ah, una bella caratteristica è che possiamo esportare le pagine - singolarmente o tutte - in PDF oppure in Markdown.

E a livello di collaborazione come funziona?

Notion ha un po' tutte le funzioni classiche di collaborazione, quindi tutti i membri del team possono leggere e modificare le pagine, possono essere menzionati e possono aggiungere dei commenti in linea oppure, usando il blocco Discussion, in un altro punto della pagina o anche in una pagina apposita. Le pagine poi possono essere condivise con persone esterni e si possono impostare permessi diversi (sola lettura, sola modifica senza poter ricondividere e accesso pieno).

Le cose che mi convincono di meno sono la cronologia modifiche, perché non è evidente cosa è stato modificato, e i commenti, perché non si può commentare una singola frase o parola, si commenta l'intero blocco di testo in cui è inserita. Stessa cosa vale per i colori: posso modificare il colore dell'intero blocco, ma non di singole parole o frasi. Devo dire che però sono minuzie rispetto al resto.

Ma sì... senti ma dove lo posso usare questo Notion?

Direi praticamente ovunque perché è web based, quindi funziona in tutti i browser non obsoleti e anche in quelli per dispositivi mobili. In più c'è anche la versione desktop per Mac e Windows e stanno lavorando sulla app per iOS.

Beh, devo dire che oggi mi hai proprio incuriosito. Ora però fammi male, dimmi quanto costa.

Notion: knowledge base

Non troppo. Intanto devo precisare che ci sono due versioni, una Personal e una Team, ma chi ha un account Personal poi può creare o unirti anche a dei team. Entrambe le versioni hanno un piano gratuito e un piano a pagamento. Il piano gratuito della versione Team di consente di:

  • avere membri e ospiti illimitati;
  • avere massimo 600 blocchi (quelli di cui vi parlavo prima);
  • avere la cronologia delle modifiche non oltre 3 giorni;
  • caricare file che pesano al massimo 5MB;
  • avere 500 notifiche su Slack (se impostate, le notifiche arrivano ogni volta che qualcuno modifica una pagina).

Invece con l'upgrade al piano Pro, che costa 8$ al mese per ogni membro del team, i blocchi, la cronologia, le dimensioni dei file e le notifiche Slack diventano illimitati, in più si possono impostare diversi livelli di permessi per gli utenti e si ottiene il supporto prioritario.

Notion: immagini e testo

Il piano Personal gratuito è identico a quello Team, tranne per il numero massimo di blocchi che si ferma a 200, ma può aumentare facendo iscrivere i propri amici. Anche la versione Pro è quasi uguale a quella Team, ma non ha i permessi avanzati.

Oggi vi parlo di Notion, uno strumento web based - e volendo anche desktop - che facilita la comunicazione e la collaborazione all'interno di un team. Il team che ha creato Notion lo ha immaginato come uno spazio di lavoro unificato in cui contenere tutto ciò che normalmente abbiamo in diverse app.

Spiega meglio perché non è che sia molto chiaro...

Ok, fai un attimo mente locale sul tuo lavoro quotidiano. Vado a naso, ma direi che sicuramente usi Google Docs come editor di documenti, Dropbox come archivio sul cloud, magari Trello o Asana per tenere d'occhio il progresso del team su un determinato progetto. Giusto?

## Beh, ci sei andata abbastanza vicina...

Bene. Ora immagina di poter eliminare l'effetto ping pong - ovvero rimbalzare da una app all'altra -e avere più o meno tutte le funzioni delle app che ho menzionato prima in un solo strumento. Ecco, questo è lo spirito con cui è stato creato Notion. All'interno della app sostanzialmente puoi creare dei documenti che si chiamano Pagine, che volendo puoi formattare agilmente con il Markdown e che possono prendere tutte le forme che vuoi perché all'interno dei documenti puoi inserire tutta una serie di blocchi, fra cui le liste di cose da fare con le caselle da spuntare, le caselle di codice, immagini e video, embed di PDF, documenti Google, mappe Google, brani da Spotify.

Una cosa che trovo molto comoda è che in qualsiasi punto di un documento si può caricare un file che quindi poi viene visualizzato nel testo con il suo nome e un link per il download. Altra cosa molto utile è che ogni pagina ha un suo URL ed è quindi linkabile da altre pagine. Poi è interessante il fatto che utilizzando un blocco che si chiama Divider, che visivamente è una linea, puoi dividere la pagina non solo in senso orizzontale, ma anche in verticale, il che ti offre una grande libertà nella creazione dei tuoi documenti.

Molto interessante... ma ci sono delle pagine già strutturate oppure devi fartele tu?

Ci sono dei template preimpostati che ti vengono proposti ogni volta che crei una nuova pagina. Quindi in pratica ti viene chiesto se vuoi creare una pagina vuota e gestirla tu come ti pare oppure vuoi scegliere fra i modelli a disposizione. Allora, ce ne sono un paio pensati più che altro per la scrittura, ovvero il modello di base che non è altro che una pagina vuota con una immagine di copertina e una icone da caricare o scegliere da una piccola libreria immagini messa a disposizione da Notion, poi c'è il modello Note e bozze, anche questo una pagina vuota con impostato un font monospace.

Dopodiché ci sono i template più strettamente legati al lavoro, quindi la lista di task, la roadmap, l'agenda settimanale, le linee guida per lo sviluppo del software, ma anche le linee guida per il marketing, dove per esempio puoi inserire tutto ciò che concerne la brand identity, dalla mission allo stile, passando per logo e colori. Poi c'è un modello per creare una reading list per il team perché, in effetti, tra vari i blocchi ce n'è uno che si chiama Web Bookmark che consente di inserire un link in una pagina e visualizzarlo come anteprima dell'articolo, quindi con immagine, titolo e le prime righe del contenuto.

Ah, una bella caratteristica è che possiamo esportare le pagine - singolarmente o tutte - in PDF oppure in Markdown.
https://youtu.be/K80A3q0Plgc

E a livello di collaborazione come funziona?

Notion ha un po' tutte le funzioni classiche di collaborazione, quindi tutti i membri del team possono leggere e modificare le pagine, possono essere menzionati e possono aggiungere dei commenti in linea oppure, usando il blocco Discussion, in un altro punto della pagina o anche in una pagina apposita. Le pagine poi possono essere condivise con persone esterni e si possono impostare permessi diversi (sola lettura, sola modifica senza poter ricondividere e accesso pieno).

Le cose che mi convincono di meno sono la cronologia modifiche, perché non è evidente cosa è stato modificato, e i commenti, perché non si può commentare una singola frase o parola, si commenta l'intero blocco di testo in cui è inserita. Stessa cosa vale per i colori: posso modificare il colore dell'intero blocco, ma non di singole parole o frasi. Devo dire che però sono minuzie rispetto al resto.

Ma sì... senti ma dove lo posso usare questo Notion?

Direi praticamente ovunque perché è web based, quindi funziona in tutti i browser non obsoleti e anche in quelli per dispositivi mobili. In più c'è anche la versione desktop per Mac e Windows e stanno lavorando sulla app per iOS.

Beh, devo dire che oggi mi hai proprio incuriosito. Ora però fammi male, dimmi quanto costa.

Non troppo. Intanto devo precisare che ci sono due versioni, una Personal e una Team, ma chi ha un account Personal poi può creare o unirti anche a dei team. Entrambe le versioni hanno un piano gratuito e un piano a pagamento. Il piano gratuito della versione Team di consente di:

  • avere membri e ospiti illimitati;
  • avere massimo 600 blocchi (quelli di cui vi parlavo prima);
  • avere la cronologia delle modifiche non oltre 3 giorni;
  • caricare file che pesano al massimo 5MB;
  • avere 500 notifiche su Slack (se impostate, le notifiche arrivano ogni volta che qualcuno modifica una pagina).

Invece con l'upgrade al piano Pro, che costa 8$ al mese per ogni membro del team, i blocchi, la cronologia, le dimensioni dei file e le notifiche Slack diventano illimitati, in più si possono impostare diversi livelli di permessi per gli utenti e si ottiene il supporto prioritario.

Il piano Personal gratuito è identico a quello Team, tranne per il numero massimo di blocchi che si ferma a 200, ma può aumentare facendo iscrivere i propri amici. Anche la versione Pro è quasi uguale a quella Team, ma non ha i permessi avanzati.

14 comments on “Come usare Notion per organizzare il lavoro e la vita”

  1. Vorrei utilizzare notion in uno studio legale. Trattando dati sensibili, vorrei conoscere la politica di privacy e la sicurezza dell'applicazione.
    Grazie

  2. Ho letto che si possono esportare le pagine in PDF ma ho provato ma non riesco a trovare la funzione.
    Ho un piano gratuito
    Grazie

  3. Ciao Claudio, nella pagina che ti interessa esportare devi cliccare sui tre pallini in alto a destra. Si aprirà un menu, lì clicca su "Export" e dal menu successivo seleziona "Print as PDF". Fammi sapere se hai bisogno di uno screenshot o di altro aiuto.
    Buona giornata!

    1. Buongiorno Alessandro, non so se ci sono risorse in italiano ma provo a cercarle. Ti serve qualcosa in particolare?

  4. Buongiorno, magari la guida completa o in alternativa dei tutorial creati da qualcuno che ha tradotto dall’inglese,
    Grazie

    1. Eccomi qua, Alessandro. Come promesso ho fatto una ricerca e ho chiesto a un paio di persone, ma purtroppo in italiano non c'è nulla di completo. Mi spiace. :/

  5. Ciao, intanto grazie per esserti disturbata.
    Sto seguendo i vari tutorial su YouTube, tradotti con i sottotitoli automatici ma di un pessimo italiano. L’importante è capire il senso, grazie ancora

    1. Figurati. 🙂 Se salta fuori qualcosa di valido ti avverto qui.
      Intanto fra le risorse in inglese ti consiglio quelle di Francesco D'Alessio (che a dispetto del nome è inglese!), in particolare il suo canale YouTube Keep Productive e la sua guida per principianti (https://www.keepproductive.com/blog/notion-pdf).
      Per altri spunti c'è il gruppo Facebook, sempre creato da Francesco, Notion Made Simple.

  6. Buon giorno, sto iniziando ad usare Notion e devo dire che si tratta veramente di una bella idea.
    Ora una domanda un po' più tecnica: avrei necessità di importare un database clienti in un formato leggibile magari excell all'interno di Notion.
    Li ho tutti all'interno di FileMaker che uso quotidianamente ma posso esportare i dati che mi servono (semplificandola in 5/6 campi quelli più importanti) in modo da caricarli nel database di Notion.
    Sono tanti clienti e sarebbe molto utile.
    Sai come si fa? Io ci ho perso un po' di tempo ma non ho trovato nulla.
    Grazie se mi rispondi.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

- 12 Febbraio 2024

Social Media Manager: serve o non serve?

Molti imprenditori si lamentano di non avere risultati dai social. Cerchiamo di capire come si possono approcciare per fare in modo che rendano.
- 5 Febbraio 2024

Creator Economy: il WEB3 la cambierà per sempre.

Come il web3 è destinato a trasformare la Creator Economy. Anche se ci vorrà tempo...
- 29 Gennaio 2024

Crypto YouTuber: la storia di Davide Vasco

La storia di come Davide Vasco ha aperto il suo canale YouTube raccontando errori e prospettive dei suoi investimenti in crypto.

ENTRA NELLA COMMUNITY
Iscriviti alla newsletter e ricevi l'invito al Gruppo riservato agli ascoltatori del podcast.

crossmenu