Email signature

Email signature: come sfruttare veramente la firma in calce alle email

Scritto da Giorgio Minguzzi il 26 dicembre 2016

La firma in calce all’email è la più semplice azione di marketing se si possa condurre, per di più a costi bassissimi. È strano vedere un’opportunità di questo tipo trascurata ancora da tante aziende e da moltissimi professionisti.

Facciamo un minimo di chiarezza guardando prima l’impatto delle email nella vostra vita aziendale?

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L’impatto professionale dell’email

Spesso le aziende di tutte le dimensioni e persino i freelance hanno nelle email il loro primo canale di comunicazione, il primo luogo in cui si mostra e si ri-mostra costantemente il proprio brand.
Firma Email: come fare una firma per le email in grado di attrarre i clienti
The Radicati Group, un’azienda di Palo Alto specializzata in ricerche di mercato ha stilato un rapporto che riguarda proprio l’impiego dell’email nelle aziende. I dati che si possono leggere in questo report lasciano a bocca aperta. Ad esempio il numero medio delle email gestite da un lavoratore giornalmente era di 121 email in media nel 2014, 126 nel 2015, 131 nel 2016, il report prevede arriverà a 140 nel 2018.
Di queste, le email spedite da ogni lavoratore sono passate dalle 36 giornaliere del 2014 alle 40 del 2016 fino ad arrivare alle 43 nel 2018.
Se pensate che la prima email è stata inviata nel 1971…di strada ne abbiamo fatta tanta!
Firma in calce alle email

Email signature: i numeri dietro questa opportunità

Facciamo due conti, quelli che in Romagna chiamano i “conti della serva”.
Un normale impiegato o un normale professionista inoltra circa 40 email ogni giorno.
Facciamo finta che gli impiegati non mandino email nei week-end (mi vien da ridere, perché mi risulta ne mandino parecchie!) arriviamo a 8800 email in media all’anno.
Immaginate ora che ogni email porti il vostro logo nella firma in calce al testo. Quindi immaginate che ogni email sia un’opportunità di far vedere il vostro logo, un’impression gratuita, che normalmente paghereste su altri canali è a disposizione se non gratis, quantomeno senza costi aggiuntivi a quelli che già spendete per l’infrastruttura email.
Se siete un freelance avete già fatto i conti, ma se siete un’azienda di 50 dipendenti fanno 440.000 impression ogni anno completamente gratis. Se poi siete una azienda con 100 account email parliamo di 880.000 impression all’anno. Niente male!

A cosa può servire la firma dell’email?

Perché non usare questo potentissimo canale per promuovere non solo il logo, il brand della vostra realtà professionale, ma anche i casi di successo, il modulo di iscrizione alla vostra newsletter, i progetti, gli eventi, le fiere, i nuovi servizi, le promozioni, i codici sconto, i nuovi prodotti? Perché non usare la firma in calce nelle vostre email per lanciare un nuovo referral program, puntando così sulla potenza delle referenze che possono farvi i vostri contatti?
Fra l’altro è un canale gratuito o quasi gratuito che può essere misurato, che vi permetterà di eseguire degli A/B test sulle varie firme… insomma lo avete mai paragonato agli altri ben più costosi?
Vista la potenza di questo canale, cerchiamo di approfittarne, ma come?

Un articolo uscito a Marzo di Business.com aveva come titolo: “Leave a Good Impression: Best and Worst Email Signatures of All Time” è riuscito a fare il punto della situazione in maniera concisa e rapida. L’articolo dà ottimi consigli, tutti facilmente implementabili.

Email Signature: cose da fare per migliorare la firma dell’email

Semplicità

Non è il caso di bombardare gli interlocutori con una montagna di informazioni. Ricardo Casas, l’autore dell’articolo suggerisce di essere concisi andando dritti al punto. Infatti il dono della sintesi è un dono prezioso per chi fa digital marketing.

Poco ma buono

Non è necessario riscrivere il vostro indirizzo email nella firma, lo sanno già. Domandatevi sempre quali informazioni sono veramente utili e quali sono superflue. Eliminate tutto quello che può generare distrazioni. Sicuramente da inserire c’è il numero di telefono, l’azienda e il suo logo, ma anche il vostro nome (specialmente se la vostra email è anonima o lo contiene parzialmente).

Se ha una qualche utilità, anche il vostro job title può rientrare tra le informazioni da inserire, così come i link ai profili social (sempre che li utilizziate e che non siano lande desolate su cui invitare per persone).

Esagerare con il testo è sempre sbagliato. A volte mi fanno sorridere quelle email singature con gli alberelli che ti ricordano quanto sia importante risparmiare la carta e che riportano ancora il nome dell’azienda alla quale l’utente ha copiato la frase allegata sotto. Oppure quei lunghissimi contratti in cui si chiede all’utente la riceve di cancellarte nel caso in cui non fosse lui il vero destinatario della corrispondenza. Insomma, a prescindere dalla validità o meno non è proprio il massimo.

Il design è importante

Font e colori sono sicuramente importantissimi, ma non bisogna esagerare. Inoltre vanno testati su varie piattaforme perché più si complica la firma più questa può essere visibile in maniera differente sui vari device.
Ricardo Casas consiglia anche di eliminare le distrazioni usando al massimo due colori differenti e di ridurre al minimo il numero delle font impiegate.

Inserire una call to action

Va bene inserire i dati, ma poi all’utente val la pena chiedere di fare delle azioni specifiche: scaricare un pdf, iscriversi alla mailing list, guardare un tutorial, ascoltare l’ultimo podcast…

COSE DA NON FARE

Le citazioni

La vostra firma professionale non è il luogo adatto per le citazioni motivazionali. Non è il posto adatto dove mettere aforismi. Sono certamene delle perle di saggezza, ma la maggior parte della gente non vi presterà attenzione e saranno semplicemente ignorate.

La tua email ripetuta e con un hyperlink

Come detto prima, se ricevono una email da te, non hanno bisogno di rivedere il tuo indirizzo. Se per caso dovessero tenerci particolarmente basterebbe vedere nell’header oppure fare reply alla tua email e sarebbero pronti per scriverti. Perciò è davvero indispensabile mettere il tuo indirizzo cliccabile nella firma? Io direi proprio di no.

Grafica troppo ricercata

Esagerare con il numero delle font rende più difficile la lettura e sicuramente non offre particolari vantaggi. Specialmente se le font sono diverse da quelle che usate nel sito e nella vostra comunicazione abituale avete perso un occasione per lanciare un messaggio congruo al vostro stile, in grado di farvi percepire riconoscibili e ordinati.
L’uso di tanti caratteri diversi e dei grassetti, inoltre può facilmente andare oltre il dovuto e sconfinare nel pacchiano. Cosa che nessuno vorrebbe.

Strumenti utili

Email signature generator

Se non avete proprio buon gusto e non sapete minimamente dove mettere le mani per fare una firma leggibile su vari dispositivi eccovi un po’ di soluzioni in grado di darvi una mano:
Hubspot
Hubspot ha questo servizio gratuito che è quello che ho usato io per Improovo.
Utilizziamo il loro CRM e ci è venuto spontaneo usare questa loro soluzione.
Se volete quindi realizzare la vostra email signature con velocità e con un’occhio all’inbound marketing potete andare ad utilizzare l’email signature generator di Hubspot.

Wisestamp
Se volete un design ricercato potete provare Wisestamp. Molto bello ma a pagamento per le funzioni più sofisticate. Del resto però è anche giusto che sia così, il prodotto è valido e bisogna pagarlo.

Crossware
Crossware è un software neozelandese che permette di generare varie firme e di gestirle. Nella sua documentazione punta molto sull’aver deciso di essere compliant con tutti gli standard relativi alle email.
Ora magari detta così sembra un po’ generico e tendenzioso, ma alla fine il prodotto non è male.

Gestione delle firme nelle email

Disegnare una firma carina non è l’unico ostacolo.
Se siete dei freelance è relativamente facile gestire la vostra casella di posta elettronica e le vostre email signature. Quando cambiate la firma in calce all’email, la cambiate per voi e avete finito. Se volete fare delle analisi con uno, al massimo due short link tipo bit.ly e potete anche gestire un minimo di reportistica.
Ma quando avete a che fare con i dipendenti, la cosa si complica. Quanti sanno cambiare la firma nelle email, quanti si ricordano di farlo? Quanti mantengono quella degli auguri di Natale fino a Pasqua?

Gestire delle campagne così diventa complicatissimo.

Sigstr

Bisogna quindi ricorrere a strumenti più sofisticati che permettono di gestire le firme da una console centralizzata.
Fra questi ho provato Sigstr che secondo me non è male perchè oltre a darti una console centralizzata per gestire tutte le firme per le varie email dei singoli utenti (senza che loro si accorgano di nulla o perdano tempo), offre anche un cruscotto per poter misurare l’efficacia delle campagne condotte attraverso l’email signature.
Diciamo che per una micro impresa non è proprio economico, ma sicuramente non ha un prezzo tale da intimorire il budget di un’azienda mediamente strutturata.

Exchange Rules Pro

Gli amici di Serverlab mi hanno consigliato Exchange Rules Pro, un sistema di gestione delle firme in calce all’email per Microsoft Exchange. Il sistema sembra essere affidabile e completo, ed è prodotto dalla Code Two, una società partner di Microsoft.

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Note della puntata

L’articolo di Ricardo Casas si intitola: “Leave a Good Impression: Best and Worst Email Signatures of All Time
Gli strumenti per poter creare delle belle firme in calce all’email:

I sistemi che aiutano a gestire le firme invece sono:

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